Conversão de dados de faturas e arquivos XML de fatura eletrónica exigidos por lei em cada país

Se a sua empresa emite faturas a clientes em qualquer parte da União Europeia, a fatura que envia está a tornar-se num ficheiro de dados, e não num documento. Uma série de regulamentos nacionais que serão implementados entre 2026 e 2027 exige que as faturas sejam trocadas em formato XML estruturado, que uma autoridade fiscal ou o sistema de contabilidade de um cliente possam ler sem a intervenção de um operador humano.

A complicação é que o requisito é válido em toda a União Europeia, mas o formato varia de país para país. A Alemanha exige o formato XRechnung ou ZUGFeRD. A França aceita Factur-X, UBL ou CII. A Itália utiliza o sistema FatturaPA há anos. A Polónia utiliza o sistema KSeF. A Bélgica opera através do Peppol. Todos estes sistemas estão em conformidade com o mesmo padrão semântico europeu, a norma EN 16931, mas cada um o implementa de forma diferente.

Devido a isto, as organizações enfrentam uma variedade de desafios que vão além da simples conformidade. Uma fatura gerada pelo sistema ERP da empresa tem de ser estruturada de acordo com o formato exigido por um determinado país. As faturas eletrónicas que recebe chegam agora em formato XML e precisam de ser transformadas antes de serem importadas para a sua base de dados ou sistema de contabilidade. Além disso, uma empresa que já produz um formato compatível pode, por vezes, ser solicitada a fornecer outro – por exemplo, um fornecedor preparado para o formato XRechnung pode ser solicitado a fornecer o formato CII XML que o ZUGFeRD utiliza, ou uma empresa italiana que envia FatturaPA no país e Peppol BIS através da fronteira.

Todos os três problemas são essencialmente o mesmo, apenas com a origem e o destino invertidos, e é por isso que exigem a mesma solução solução de mapeamento de dados em vez de três ferramentas distintas.

MapForce converte para e a partir de XML

A maioria dos produtos de faturação eletrónica só suporta os formatos que o fornecedor desenvolveu. Isso funciona até que surja uma nova exigência legal ou um cliente solicite um formato que não esteja na lista, e então fica-se à mercê do cronograma de desenvolvimento de outra empresa.

O Altova MapForce aborda o problema de forma diferente. Ele mapeia a sua fatura de origem para ou a partir de qualquer esquema que carregue – UBL, CII, XRechnung, FatturaPA, ou um formato nacional que será publicado no próximo ano. O outro lado do mapeamento de dados analisa o que já tem:

• Exportações para formatos Excel e CSV a partir de um sistema ERP ou de contabilidade
• Bases de dados, incluindo as tabelas que sustentam o seu sistema de faturação
• XML e JSON provenientes de uma API ou de outra aplicação
• Fontes em formato PDF, utilizando o extrator PDF do MapForce
• EDI, onde as faturas são formatadas como mensagens EDIFACT ou X12

Essa combinação de fatores é a razão pela qual este é um problema de mapeamento, e não um problema de conversão. Os dados das faturas raramente estão concentrados num único local: parte deles está no sistema ERP, outra parte numa folha de cálculo mantida por uma filial, alguma parte em documentos PDF de fornecedores, e o formato XML das faturas eletrónicas varia consoante o país em questão.

No MapForce, Os projetos de mapeamento de dados são desenvolvidos visualmente, Assim, a pessoa que compreende o que está contido nos dados da fatura pode criar uma nova fatura sem precisar escrever código. Além disso, o custo para implementar o sistema num segundo país é muito menor do que no primeiro: a correspondência com os seus sistemas internos já está estabelecida, por isso basta copiar essa correspondência, adaptar o novo esquema de fatura eletrónica e ajustar apenas nos pontos em que os dois formatos realmente diferem. Não é necessário utilizar uma ferramenta separada para cada país.

Normas de faturação eletrónica específicas para cada país

Aqui está o estado atual dos principais mercados da União Europeia. Todos os formatos apresentados estão em conformidade com a norma EN 16931; o que varia é a sintaxe que cada país aceita e o percurso que a fatura tem de seguir.

Trabalhar com formatos híbridos de fatura eletrónica

Ao contrário dos formatos XML puros, o ZUGFeRD e o Factur-X são ficheiros PDF/A-3 que incorporam o XML da fatura como um anexo. A página visível serve como uma conveniência para o utilizador; caso haja divergências entre a página e o XML, é o XML incorporado que prevalece.

Recebimento de um ficheiro: Neste caso, não extraia dados do ficheiro PDF, pois isso fornecer-lhe-ia uma cópia de cortesia, e não os dados propriamente ditos. Desconecte o anexo e o mapeamento do ficheiro XML. O pacote de código aberto poppler-utils faz isso com um único comando:

pdfdetach -list invoice.pdf        # show embedded files

pdfdetach -saveall invoice.pdf     # extract all attachments

O nome do ficheiro indica o formato: "ZUGFeRD-invoice.xml" para o ZUGFeRD 1.0, "factur-x.xml" para o ZUGFeRD 2.x e o Factur-X, e "xrechnung.xml" para o perfil de referência XRechnung. O Poppler-utils está disponível para Windows, Linux e macOS. Esta etapa é automatizada e representa a primeira fase de um trabalho no FlowForce Server, com a conversão a ser realizada imediatamente a seguir.

Envio de um ficheiro: O MapForce lê ficheiros PDF como fonte, mas não os escreve. Em vez disso, gera o XML que é inserido num ficheiro ZUGFeRD ou Factur-X, em vez de gerar o próprio ficheiro PDF híbrido. O ficheiro de contêiner é criado pela sua cadeia de ferramentas para PDF.

Uma ressalva, independentemente da opção escolhida. Tanto o ZUGFeRD como o Factur-X definem vários perfis, e nos perfis mais básicos, o XML incorporado contém apenas dados do cabeçalho, enquanto os detalhes das linhas permanecem na camada PDF, onde o software não consegue lê-los. Confirme qual o perfil exigido pelo seu cliente ou plataforma antes de decidir quais dados o sistema deve preencher.

Criar uma fatura eletrónica

Enviar uma fatura do seu sistema para o cliente envolve quatro etapas distintas. Estas etapas tendem a ser discutidas como um único processo, chamado "faturação eletrónica", o que muitas vezes leva as equipas a ficarem surpreendidas, a meio de um projeto, com o que o seu software realmente faz não faz.

• Extração — Obtenha os dados da fatura, independentemente de onde eles estejam atualmente armazenados: uma exportação de um sistema ERP, um banco de dados, uma folha de cálculo ou um ficheiro PDF de um fornecedor

• Mapeamento e Transformação — Reestrutura os dados nos campos definidos pelo formato de destino, convertendo códigos, datas e categorias fiscais no processo

• Validar — confirmar que o resultado está em conformidade com o esquema antes que alguém tente enviá-lo

• Enviar — transmitir através do Peppol, por meio de um ponto de acesso francês, ou para uma plataforma nacional como a SdI ou a KSeF

A extração, o mapeamento e a transformação de dados são mapeamento de dados tarefas, e é isso que o MapForce faz, juntamente com a verificação da saída em relação ao esquema de destino, para que saiba que o ficheiro está estruturalmente correto antes de ser exportado.

Existem duas coisas que se situam fora desse âmbito. A norma EN 16931 implementa regras de negócio que vão além do que o XSD consegue expressar, e essas regras são verificadas através de um validador Schematron. A União Europeia disponibiliza estes conjuntos de regras gratuitamente, e as plataformas de entrega geralmente os implementam assim que os recebem. A própria entrega é uma questão de rede e de acreditação para um ponto de acesso Peppol ou para um fornecedor de plataforma aprovado.

Saber onde essas linhas se encontram antes de definir o âmbito do trabalho é a diferença entre um plano e uma surpresa.

Exemplo prático: Conversão de um ficheiro PDF para uma fatura eletrónica em formato XML

Este é um problema comum para as equipas de finanças: o sistema de faturação só gera documentos em formato PDF, ou as faturas chegam de uma subsidiária que utiliza um software diferente, e agora é necessário que saiam do edifício no formato XRechnung.

Antes de analisar a estrutura, é importante compreender que a norma EN 16931 é um modelo semântico: ela define o que uma fatura deve conter, e não como o documento XML se apresenta. Existem duas estruturas que implementam este modelo: UBL e CII. Uma fatura eletrónica que esteja em conformidade com a norma pode usar qualquer uma destas estruturas, seguindo as regras estabelecidas. Portanto, não existe um tipo de ficheiro chamado "ficheiro EN 16931". Existem faturas UBL e faturas CII, ambas baseadas em XML, que estão em conformidade com a norma.

A fatura eletrónica XRechnung aceita ambas as estruturas, pelo que esta é uma das duas formas válidas de cumprir o mesmo requisito. Os esquemas UBL são disponibilizados gratuitamente pela OASIS e os esquemas CII D16B pela UN/CEFACT, e pode instalá-los rapidamente utilizando o Gestor de Esquemas XML no MapForce.

O exemplo abaixo destina-se a uma fatura eletrónica baseada em XML, em conformidade com o padrão UBL.

Utilizámos o MapForce PDF Extractor para definir regras para extrair os dados da fatura em formato PDF. Isto cria um modelo que se torna o componente de origem, ao qual vamos associar o esquema UBL de destino. O MapForce lê a estrutura a partir do esquema, pelo que a estrutura de destino mostra os elementos exatos que o formato define, em vez de uma forma XML genérica. Começámos com o Altova AI (uma subscrição opcional) para sugerir ligações entre o PDF e o esquema XML da fatura UBL, mas também é possível estabelecer essas ligações manualmente.

Nem todos os campos de destino têm uma correspondência direta. Alguns campos são mapeados diretamente, outros precisam ser calculados ou transformados, e alguns valores simplesmente não estão presentes na fonte original.

O MapForce inclui uma vasta biblioteca de funções de processamento de dados para todos estes cenários: operações aritméticas e arredondamentos para valores calculados, manipulação de texto para reformatação de datas e divisão de um único campo de endereço em rua, cidade, código postal e país, e constantes e tabelas de pesquisa para os valores que a fonte não inclui.

Assim que a ferramenta de mapeamento gera um ficheiro válido, a sua grande vantagem é que continua a produzir esses ficheiros. Direcione-a para as exportações do próximo mês e a conversão será realizada da mesma forma. Compile-a para o MapForce Server, programe-a com o FlowForce Server e as faturas serão convertidas à medida que forem recebidas.

Receber faturas eletrónicas

A obrigação é recíproca. A Alemanha exige que as empresas sejam capazes de receber faturas eletrónicas estruturadas desde janeiro de 2025, e a partir de setembro de 2026, as empresas francesas também terão essa obrigação. O processo é mais curto nesta direção:

• Receber — o ficheiro chega através do seu ponto de acesso, PDP ou uma plataforma nacional

• Mapeamento e Transformação — reorganize o XML recebido para que corresponda ao formato exigido pelo seu sistema ERP, base de dados ou sistema de contabilidade

• Importar — introduzir os dados no sistema que os irá utilizar

Mais uma vez, esta é uma tarefa para o MapForce – e o fluxo de trabalho pode ser totalmente automatizado com o MapForce Server e o FlowForce Server.

Benefícios do MapForce para a emissão eletrónica de faturas, especificamente

• Uma única ferramenta, não uma para cada direção. Quer o fluxo seja de saída para um formato nacional, de entrada para a sua base de dados, ou de um formato compatível para outro, trata-se sempre do mesmo tipo de mapeamento.

• As tarefas são atribuídas de acordo com um cronograma. Um mapeamento guardado é um recurso que se aproveita quando chega a próxima data, e não um projeto que se repete.

• A correção é um elemento fundamental desde o início, e não algo que se descobre posteriormente. Garantir que os campos e as listas de códigos estejam corretos no mapeamento é o que impede que um ficheiro seja rejeitado. Uma fatura rejeitada significa um pagamento atrasado, além de uma investigação manual.

• O processo de cálculo é transparente. Quando um auditor pergunta como um determinado valor fiscal foi calculado, a resposta é um diagrama fácil de entender.

• Funciona na sua própria infraestrutura. As faturas contêm dados comerciais e pessoais. O MapForce processa estes dados na sua máquina, e o MapForce Server e o FlowForce Server funcionam em servidores que você controla.

Experimente com os seus próprios dados de fatura

A forma mais rápida de verificar se isto se adapta ao seu processo é utilizar uma fatura real de exportação e um esquema de destino, e mapeá-los. Se a conversão funcionar numa única fatura, funcionará para todo o conjunto.

Pode descarregar uma versão de avaliação gratuita, com duração de 30 dias, do MapForce para começar.