Conversione dei dati delle fatture e dei file XML per le fatture elettroniche obbligatorie per legge a livello nazionale

Se la vostra azienda emette fatture a clienti in qualsiasi parte dell'Unione Europea, la fattura che inviate sta diventando un file di dati piuttosto che un documento. Una serie di normative nazionali, che entreranno in vigore tra il 2026 e il 2027, impongono che le fatture siano scambiate in formato XML strutturato, in modo che un'autorità fiscale o il sistema di contabilità del cliente possano leggerle senza l'intervento di una persona.

La difficoltà sta nel fatto che il requisito è valido a livello europeo, ma il formato varia da paese a paese. La Germania richiede XRechnung o ZUGFeRD. La Francia accetta Factur-X, UBL o CII. L'Italia utilizza FatturaPA da anni. La Polonia utilizza KSeF. Il Belgio utilizza Peppol. Tutti questi sistemi sono conformi allo stesso standard semantico europeo, EN 16931, ma lo esprimono in modi diversi.

A causa di ciò, le aziende si trovano ad affrontare una serie di sfide che vanno oltre la semplice conformità normativa. Una fattura generata dal sistema ERP dell'azienda deve essere riformattata per adattarsi al formato richiesto da un determinato paese. Le fatture elettroniche che ricevete ora arrivano in formato XML e devono essere trasformate prima di essere importate nel vostro database o sistema di contabilità. Inoltre, a volte, un'azienda che già produce un formato conforme viene richiesta di utilizzare un altro formato: ad esempio, un fornitore predisposto per XRechnung potrebbe essere richiesto di utilizzare il formato CII XML utilizzato da ZUGFeRD, oppure un'azienda italiana che invia FatturaPA a livello nazionale potrebbe essere tenuta a utilizzare Peppol BIS per le transazioni transfrontaliere.

Tutti e tre presentano lo stesso problema, con la fonte e la destinazione invertite, motivo per cui richiedono la stessa soluzione soluzione per la mappatura dei dati anziché tre strumenti distinti.

MapForce converte dati da e verso il formato XML

La maggior parte dei software per la fatturazione elettronica supporta solo i formati sviluppati dal fornitore. Questo sistema funziona finché non entra in vigore una nuova normativa o un cliente richiede un formato che non è presente nell'elenco, e in quel caso si è costretti ad attendere le decisioni di qualcun altro.

Altova MapForce adotta un approccio diverso. Permette di mappare la vostra fattura di origine a qualsiasi schema che caricate, che si tratti di UBL, CII, XRechnung, FatturaPA o un formato nazionale che verrà pubblicato il prossimo anno. L'altra parte della mappatura dei dati analizza i dati che già possedete:

• Esportazione di dati in formato Excel e CSV da un sistema ERP o di contabilità
• Banche dati, comprese le tabelle alla base del vostro sistema di fatturazione
• XML e JSON provenienti da un'API o da un'altra applicazione
• Fonti in formato PDF, utilizzando l'estratto PDF di MapForce
• EDI, dove le fatture sono formattate come messaggi EDIFACT o X12

Questa combinazione di fattori è il motivo per cui si tratta di un problema di mappatura, piuttosto che di conversione. I dati delle fatture raramente si trovano in un'unica posizione organizzata: una parte si trova nel sistema ERP, un'altra in un foglio di calcolo gestito da una filiale, un'altra ancora in documenti PDF forniti dai fornitori, e il formato XML delle fatture elettroniche varia a seconda del paese di riferimento.

In MapForce, I progetti di mappatura dei dati vengono realizzati in modo visivo, In questo modo, chiunque comprenda i dati contenuti nella fattura può crearne una nuova senza dover scrivere codice. Inoltre, il costo per il secondo paese è molto inferiore rispetto al primo: la mappatura con i vostri sistemi interni è già stata realizzata, quindi è sufficiente copiare la mappatura, sostituire lo schema della nuova fattura elettronica e apportare modifiche solo dove i due formati differiscono effettivamente. Non è necessario utilizzare uno strumento separato per ogni paese.

Standard per la fatturazione elettronica specifiche per paese

Ecco lo stato attuale dei principali mercati dell'Unione Europea. Ogni formato indicato di seguito è conforme alla norma EN 16931; ciò che varia è la sintassi accettata da ciascun paese e il percorso che la fattura deve seguire.

Lavorare con formati di fattura elettronica ibridi

A differenza dei formati XML puri, ZUGFeRD e Factur-X sono file PDF/A-3 che contengono il file XML della fattura come allegato. La pagina visualizzata è un elemento di supporto per il lettore umano; in caso di discrepanze tra la pagina visualizzata e il file XML, è il contenuto del file XML ad avere valore.

Ricezione di un file: In questo caso, non estrarre i dati dal file PDF, poiché ciò restituirebbe una copia di cortesia anziché i dati effettivi. Scollegate l'allegato e la mappa dal file XML. Il pacchetto open source poppler-utils lo fa con un solo comando:

pdfdetach -list invoice.pdf        # show embedded files

pdfdetach -saveall invoice.pdf     # extract all attachments

Il nome del file allegato indica il formato: ZUGFeRD-invoice.xml per ZUGFeRD 1.0, factur-x.xml per ZUGFeRD 2.x e Factur-X, e xrechnung.xml per il profilo di riferimento XRechnung. Poppler-utils è disponibile per Windows, Linux e macOS. Questa fase automatizza il processo, fungendo da prima tappa di un'attività di FlowForce Server, con la mappatura che viene eseguita immediatamente dopo.

Invio di un file: MapForce legge i file PDF come sorgente, ma non li scrive. Pertanto, produce il file XML che viene inserito all'interno di un file ZUGFeRD o Factur-X, invece di generare direttamente il file PDF ibrido. Il contenitore viene assemblato dal vostro sistema di strumenti per la gestione dei PDF.

Un'avvertenza, in entrambi i casi. ZUGFeRD e Factur-X definiscono diversi profili, e nei profili più semplici, l'XML incorporato contiene solo i dati dell'intestazione, mentre i dettagli delle singole voci rimangono nello strato PDF, dove i software non possono leggerli. Verificate quale profilo è richiesto dal vostro cliente o dalla piattaforma prima di decidere quali dati devono essere inclusi nella mappatura.

Creazione di una fattura elettronica

L'invio di una fattura dal vostro sistema al cliente coinvolge quattro attività distinte. Spesso queste attività vengono discusse come un'unica cosa, definita "fatturazione elettronica", e questo porta spesso a sorprese per i team che, a metà progetto, si rendono conto di cosa il loro software sia effettivamente in grado di fare non fare.

• Estrazione — recuperare i dati della fattura, indipendentemente da dove si trovino attualmente: un'esportazione da un sistema ERP, un database, un foglio di calcolo o un file PDF fornito dal fornitore

• Mappatura e trasformazione — riorganizzare i dati nelle categorie definite dal formato di destinazione, convertendo codici, date e categorie fiscali durante il processo

• Validare — verificare che il risultato sia conforme allo schema prima che qualcuno tenti di inviarlo

• Invio — trasmettere il documento tramite Peppol, attraverso un punto di accesso francese (PDP), oppure a una piattaforma nazionale come SdI o KSeF

L'estrazione, la mappatura e la trasformazione dei dati sono attività di mappatura dei dati, e sono proprio queste le funzioni che MapForce svolge, oltre a verificare l'output rispetto allo schema di destinazione, in modo da garantire che il file sia strutturalmente corretto prima di essere esportato.

Ci sono due aspetti da considerare. La norma EN 16931 implementa regole aziendali che vanno oltre ciò che può essere espresso da uno schema XSD, e queste regole vengono verificate tramite un validatore Schematron. L'Unione Europea pubblica questi set di regole gratuitamente, e le piattaforme di consegna generalmente li implementano non appena li ricevono. La consegna stessa è una questione di rete e di accreditamento per un punto di accesso Peppol o per un fornitore di piattaforme approvato.

Capire dove si trovano quei limiti prima di definire l'ambito del lavoro è la differenza tra una pianificazione accurata e una sorpresa sgradita.

Esempio pratico: conversione di un file PDF in una fattura elettronica in formato XML

Questo è un problema comune per i team finanziari: il sistema di fatturazione produce solo file PDF, oppure le fatture arrivano da una filiale che utilizza software diversi, e ora è necessario esportarle in formato XRechnung.

Prima di esaminare la struttura dei dati, è importante capire che la norma EN 16931 è un modello semantico: definisce cosa una fattura deve contenere, non come deve essere strutturata in XML. Due sintassi, UBL e CII, implementano questo modello, e una fattura elettronica conforme può aderire a una di esse, rispettando le regole stabilite dalla norma. Pertanto, non esiste un tipo di file chiamato "file EN 16931". Esistono invece fatture UBL e fatture CII, basate su XML, che sono conformi a questa norma.

XRechnung accetta entrambe le sintassi, quindi questa è una delle due soluzioni valide per raggiungere lo stesso obiettivo. Gli schemi UBL sono pubblicati gratuitamente da OASIS, mentre gli schemi CII D16B sono pubblicati da UN/CEFACT, e possono essere installati rapidamente utilizzando il gestore di schemi XML in MapForce.

L'esempio seguente riguarda una fattura elettronica UBL basata su XML.

Abbiamo utilizzato il componente MapForce PDF Extractor per definire delle regole per estrarre i dati dal file PDF fattura. Questo crea un modello che diventa il componente di origine a cui mapperemo lo schema UBL di destinazione. MapForce legge la struttura dallo schema, quindi l'albero di destinazione mostra gli elementi esatti definiti dal formato, anziché una forma XML generica. Abbiamo iniziato con Altova AI (un'opzione aggiuntiva a pagamento) che suggerisce collegamenti tra il file PDF e lo schema XML della fattura UBL, ma è anche possibile effettuare queste connessioni manualmente.

Non tutti i campi di destinazione sono collegati direttamente. Alcuni campi vengono mappati direttamente, mentre altri devono essere calcolati o trasformati, e alcuni valori non sono presenti affatto nella fonte originale.

MapForce include una vasta libreria di funzioni di elaborazione dati adatte a tutti questi scenari: operazioni aritmetiche e arrotondamenti per i valori calcolati, gestione delle stringhe per la riformattazione delle date e la suddivisione di un singolo campo di indirizzo in via, città, codice postale e paese, e costanti e tabelle di ricerca per i valori che la sorgente dati non include.

Una volta che la mappatura genera un file valido, l'aspetto utile è che continua a produrne. Puntate la mappatura sull'esportazione del mese successivo e la conversione avverrà senza modifiche. Compilate il programma per MapForce Server, programmatelo con FlowForce Server e le fatture verranno convertite automaticamente non appena arrivano.

Ricezione di fatture elettroniche

L'obbligo è reciproco. La Germania ha imposto alle aziende la possibilità di ricevere fatture elettroniche strutturate a partire da gennaio 2025, e a partire da settembre 2026 lo stesso varrà per le aziende francesi. Il flusso di informazioni in questa direzione è più breve:

• Ricezione — il file arriva tramite il vostro punto di accesso, il PDP (Protocollo di Data) o una piattaforma nazionale

• Mappa e trasforma — riorganizza i dati XML in entrata nella struttura richiesta dal vostro sistema ERP, database o software di contabilità

• Importazione — inserire i dati nel sistema che li utilizzerà effettivamente

Ancora una volta, questo è un compito ideale per MapForce, e il processo di lavoro può essere completamente automatizzato grazie a MapForce Server e FlowForce Server.

Vantaggi di MapForce per la fatturazione elettronica, in particolare

• Un unico strumento, non uno per ogni direzione. Che si tratti di un flusso di dati in uscita verso un formato nazionale, in entrata verso il vostro database, o da un formato conforme a un altro, si tratta sempre dello stesso tipo di mappatura.

• Le istruzioni arrivano secondo un calendario prestabilito. Una mappatura salvata è una risorsa che si estende fino alla prossima data di scadenza, non un progetto da ripetere.

• La correttezza è progettata fin dall'inizio, non scoperta in un secondo momento. Assicurarsi che i campi e le liste di codici siano corretti nella mappatura è ciò che impedisce che un file venga respinto; e una fattura respinta significa un pagamento ritardato e un'indagine manuale.

• La mappatura è consultabile. Quando un revisore chiede come è stato calcolato un determinato importo fiscale, la risposta è un diagramma facilmente comprensibile.

• Funziona sulla vostra infrastruttura. Le fatture contengono dati commerciali e personali. MapForce elabora questi dati sulla vostra macchina, mentre MapForce Server e FlowForce Server vengono eseguiti su server di vostra proprietà.

Provatelo con i vostri dati di fatturazione

Il modo più rapido per verificare se questa soluzione si adatta al vostro processo è prendere un esempio reale di esportazione e uno schema di destinazione, e confrontarli. Se la conversione funziona su una singola fattura, funzionerà anche per l'intero set di dati.

È possibile scaricare una versione di prova gratuita di MapForce, valida per 30 giorni, per iniziare.