Conversión de datos de facturas y archivos XML de facturas electrónicas obligatorias por ley en cada país

Si su empresa emite facturas a clientes en cualquier parte de la Unión Europea, la factura que envía se está convirtiendo en un archivo de datos en lugar de un documento. Una serie de normativas nacionales que se implementarán entre 2026 y 2027 exige que las facturas se intercambien en formato XML estructurado, que una autoridad fiscal o el sistema de contabilidad de un cliente puedan leer sin intervención humana.

La dificultad radica en que el requisito es de aplicación en toda la Unión Europea, pero el formato varía de un país a otro. Alemania exige el formato XRechnung o ZUGFeRD. Francia acepta Factur-X, UBL o CII. Italia utiliza FatturaPA desde hace años. Polonia utiliza KSeF. Bélgica opera con Peppol. Todos ellos se ajustan al mismo estándar semántico europeo, la norma EN 16931, pero cada uno lo expresa de manera diferente.

Debido a esto, las organizaciones se enfrentan a una variedad de desafíos que van más allá del simple cumplimiento normativo. Una factura generada por el sistema ERP de la empresa debe ser reestructurada para adaptarse al formato que exige un país determinado. Las facturas electrónicas que recibe actualmente llegan en formato XML y deben ser transformadas antes de ser importadas a su base de datos o sistema de contabilidad. Además, a veces se solicita a una empresa que ya produce un formato compatible con las normativas, que genere otro formato diferente: por ejemplo, a un proveedor preparado para XRechnung se le puede solicitar el formato CII XML que utiliza ZUGFeRD, o una empresa italiana que envía FatturaPA dentro del país y Peppol BIS a través de la frontera.

Los tres problemas son esencialmente el mismo, solo que se invierten el origen y el destino, por eso se requiere una única solución para todos solución de mapeo de datos en lugar de tres herramientas separadas.

MapForce convierte datos a y desde formato XML

La mayoría de los productos de facturación electrónica solo admiten los formatos que su proveedor ha desarrollado. Esto funciona hasta que se introduce una nueva normativa o un cliente solicita un formato que no está en la lista, y entonces usted queda a merced del plan de desarrollo de otra empresa.

Altova MapForce aborda el problema desde un enfoque diferente. Permite mapear su factura de origen a cualquier esquema que cargue, ya sea UBL, CII, XRechnung, FatturaPA, o un formato nacional que se publique el próximo año. La otra parte del mapeo de datos analiza la información que ya posee:

• Exportación de datos a formatos Excel y CSV desde un sistema ERP o de contabilidad
• Bases de datos, incluyendo las tablas que sustentan su sistema de facturación
• XML y JSON provenientes de una API u otra aplicación
• Fuentes en formato PDF, utilizando el extractor de PDF de MapForce
• EDI, donde las facturas se formatean como mensajes EDIFACT o X12

Esa combinación de factores es la razón por la cual esto es un problema de mapeo, y no un problema de conversión. Los datos de las facturas rara vez se encuentran en un único lugar organizado: parte de ellos se encuentran en el sistema ERP, otra parte en una hoja de cálculo que mantiene una filial, otra parte en archivos PDF de proveedores, y el formato XML de las facturas electrónicas varía según el país.

En MapForce, Los proyectos de mapeo de datos se desarrollan de forma visual, Así, la persona que comprende la información contenida en los datos de la factura puede crear una nueva factura sin necesidad de escribir código. Además, el costo de implementar la solución en el segundo país es mucho menor que en el primero: la conexión con sus sistemas internos ya está establecida, por lo que simplemente copia esa conexión, adapta el nuevo esquema de factura electrónica y realiza los ajustes solo en los puntos donde los dos formatos realmente difieren. No necesita una herramienta separada para cada país.

Estándares de facturación electrónica por país

Aquí se muestra el estado actual de los principales mercados de la Unión Europea. Todos los formatos que se muestran a continuación cumplen con la norma EN 16931; lo que varía es la sintaxis que acepta cada país y el proceso que debe seguir la factura.

Trabajando con formatos de facturas electrónicas híbridas

A diferencia de los formatos XML puros, ZUGFeRD y Factur-X son archivos PDF/A-3 que contienen el archivo XML de la factura incrustado como un adjunto. La página visible es una cortesía para el lector humano; en caso de discrepancia entre la página visible y el archivo XML, este último es el que prevalece.

Recibiendo un archivo: En este caso, no extraiga datos del archivo PDF, ya que esto le proporcionaría una copia de cortesía en lugar de los datos. Desconecte el archivo adjunto y el mapa del archivo XML. El paquete de código abierto poppler-utils realiza esta operación con un solo comando:

pdfdetach -list invoice.pdf        # show embedded files

pdfdetach -saveall invoice.pdf     # extract all attachments

El nombre del archivo adjunto indica el formato: "ZUGFeRD-invoice.xml" para ZUGFeRD 1.0, "factur-x.xml" para ZUGFeRD 2.x y Factur-X, y "xrechnung.xml" para el perfil de referencia XRechnung. Poppler-utils está disponible para Windows, Linux y macOS. Este paso se automatiza fácilmente, ya que es la primera etapa de un trabajo en FlowForce Server, y la conversión se realiza inmediatamente después.

Envío de uno: MapForce lee archivos PDF como fuente, pero no los escribe. Por lo tanto, genera el XML que se incluye dentro de un archivo ZUGFeRD o Factur-X, en lugar de generar el propio archivo PDF híbrido. El contenedor se crea mediante su herramienta de procesamiento de PDF.

Una advertencia, independientemente de la opción que elija. Tanto ZUGFeRD como Factur-X definen varios perfiles, y en los perfiles de nivel inferior, el XML incrustado solo contiene datos del encabezado, mientras que los detalles de cada línea se mantienen en la capa PDF, donde el software no puede leerlos. Confirme qué perfil requiere su cliente o plataforma antes de decidir qué información debe incluirse en la estructura de datos.

Crear una factura electrónica

El proceso de enviar una factura desde su sistema al cliente implica cuatro tareas distintas. Estas tareas suelen discutirse como un único concepto llamado "facturación electrónica", lo que a menudo sorprende a los equipos a mitad de un proyecto cuando descubren las funcionalidades de su software no hacer.

• Extracción — Obtenga los datos de la factura desde donde se encuentren actualmente: una exportación de un sistema ERP, una base de datos, una hoja de cálculo o un archivo PDF proporcionado por el proveedor

• Mapeo y transformación — reestructuración de los datos para que se ajusten a los campos definidos en el formato de destino, convirtiendo códigos, fechas y categorías fiscales en el proceso

• Validar — confirmar que el resultado cumple con el esquema antes de que alguien intente enviarlo

• Enviar — transmitirlo a través de Peppol, mediante un proveedor de servicios de datos (PDP) francés, o a una plataforma nacional como SdI o KSeF

La extracción, el mapeo y la transformación de datos son mapeo de datos tareas, y eso es precisamente lo que hace MapForce, además de verificar la salida con el esquema de destino, para que sepa que el archivo es estructuralmente correcto antes de ser exportado.

Existen dos aspectos que quedan fuera de esto. La norma EN 16931 implementa reglas de negocio que van más allá de lo que XSD puede expresar, y estas reglas se verifican mediante un validador Schematron. La Unión Europea publica estos conjuntos de reglas de forma gratuita, y las plataformas de entrega generalmente los implementan al recibirlos. La propia entrega es una cuestión de red y acreditación para un punto de acceso Peppol o un proveedor de plataforma aprobado.

Saber dónde se encuentran esos límites antes de definir el alcance del trabajo es la diferencia entre tener un plan y enfrentarse a una sorpresa.

Ejemplo práctico: Conversión de un archivo PDF a una factura electrónica en formato XML

Este es un problema común para los equipos de finanzas: el sistema de facturación solo genera archivos PDF, o las facturas llegan de una filial que utiliza un software diferente, y ahora necesitan ser exportadas en formato XRechnung.

Antes de analizar la estructura, es importante comprender que la norma EN 16931 es un modelo semántico: define qué información debe contener una factura, no cómo debe ser su formato XML. Dos sintaxis, UBL y CII, implementan este modelo, y una factura electrónica que cumpla con la norma puede ajustarse a cualquiera de ellas, siguiendo sus reglas. Por lo tanto, no existe un tipo de archivo llamado "archivo EN 16931". Existen facturas UBL y facturas CII, ambas basadas en XML, que cumplen con esta norma.

XRechnung acepta cualquiera de las dos sintaxis, por lo que esta es una de las dos opciones válidas para cumplir con el mismo requisito. Los esquemas UBL se publican de forma gratuita por OASIS, y los esquemas CII D16B por UN/CEFACT, y puede instalarlos rápidamente utilizando el Administrador de Esquemas XML en MapForce.

El ejemplo que se muestra a continuación se centra en una factura electrónica basada en XML y que utiliza el estándar UBL.

Hemos utilizado el extractor de PDF de MapForce para definir reglas para extraer los datos del documento PDF. Esto crea una plantilla que se convierte en el componente de origen al que mapearemos el esquema UBL de destino. MapForce lee la estructura del esquema, por lo que el árbol de destino muestra los elementos exactos que define el formato, en lugar de una forma XML genérica. Hemos comenzado utilizando Altova AI (una suscripción opcional) para sugerir conexiones entre el documento PDF y el esquema XML de la factura UBL, pero también puede establecer estas conexiones manualmente.

No todos los campos de destino tienen una correspondencia directa. Algunos campos se mapean directamente, mientras que otros deben calcularse o transformarse, y algunos valores simplemente no están presentes en la fuente original.

MapForce incluye una amplia biblioteca de funciones de procesamiento de datos para todos estos escenarios: operaciones aritméticas y redondeo para valores calculados, manipulación de cadenas de texto para reformatear fechas y dividir un campo de dirección único en calle, ciudad, código postal y país, así como constantes y búsquedas para los valores que la fuente de datos no incluye.

Una vez que la herramienta de mapeo genera un archivo válido, lo útil es que continúa produciéndolos. Diríjalo hacia los datos de exportación del próximo mes, y la conversión se realizará sin cambios. Compílelo para MapForce Server, prográmelo con FlowForce Server, y las facturas se convertirán a medida que lleguen.

Recibir facturas electrónicas

La obligación es recíproca. Alemania exige que las empresas puedan recibir facturas electrónicas estructuradas desde enero de 2025, y a partir de septiembre de 2026, las empresas francesas también deberán cumplir con este requisito. El flujo de información es más sencillo en esta dirección:

• Recepción — el archivo llega a través de su punto de acceso, su PDP o una plataforma nacional

• Mapeo y Transformación — reestructurar el XML entrante para adaptarlo a los requisitos de su sistema ERP, base de datos o sistema de contabilidad

• Importar — introducirlo en el sistema que realmente lo utilizará

Una vez más, esta tarea es ideal para MapForce, y el flujo de trabajo puede automatizarse por completo con MapForce Server y FlowForce Server.

Beneficios de MapForce para la facturación electrónica, específicamente

• Una herramienta, no una por cada dirección. Ya sea que la información se envíe a un formato nacional, se reciba en su base de datos, o se convierta de un formato compatible a otro, se trata del mismo tipo de mapeo.

• Las tareas asignadas se realizan según un calendario. Un esquema de trabajo guardado es un recurso que se aprovecha cuando llega la siguiente fecha, no un proyecto que se repite.

• La precisión se incorpora desde el principio, no se descubre después. Asegurarse de que los campos y las listas de códigos sean correctos en la configuración es lo que evita que un archivo sea rechazado. Un archivo rechazado significa un pago retrasado, además de una investigación manual.

• El proceso de cálculo es verificable. Cuando un auditor pregunta cómo se obtuvo una cifra impositiva, la respuesta es un diagrama que es fácil de entender.

• Funciona en su propia infraestructura. Las facturas contienen datos comerciales y personales. MapForce procesa estos datos en su máquina, y MapForce Server y FlowForce Server se ejecutan en servidores que usted controla.

Pruébalo con tus propios datos de facturas

La forma más rápida de determinar si esto se adapta a su proceso es tomar una exportación real y un esquema de destino, y luego establecer la correspondencia entre ellos. Si la conversión funciona con una sola factura, funcionará con todo el lote.

Puede descargar una versión de prueba gratuita de 30 días de MapForce para empezar.