Converteren van factuurgegevens en XML-bestanden voor elektronische facturen, zoals vereist door de wetgeving in verschillende landen

Als uw bedrijf facturen verstuurt naar klanten in de Europese Unie, wordt de factuur die u verstuurt steeds meer een databestand in plaats van een document. Een reeks nationale regelgevingen die tussen 2026 en 2027 van kracht worden, vereist dat facturen worden uitgewisseld in een gestructureerd XML-formaat, dat een belastingdienst of het boekhoudsysteem van een klant kan lezen zonder menselijke tussenkomst.

Het probleem is dat de vereiste Europees breed is, maar het format verschilt per land. Duitsland wil XRechnung of ZUGFeRD. Frankrijk accepteert Factur-X, UBL of CII. Italië gebruikt al jaren FatturaPA. Polen gebruikt KSeF. België werkt met Peppol. Allen voldoen aan dezelfde Europese semantische standaard, EN 16931, maar ze drukken deze op verschillende manieren uit.

Vanwege dit alles staan organisaties voor een reeks uitdagingen die verder gaan dan het voldoen aan regelgeving. Een factuur die door het ERP-systeem van het bedrijf wordt gegenereerd, moet worden aangepast aan het formaat dat een bepaald land vereist. De elektronische facturen die u nu ontvangt, arriveren als XML-bestanden en moeten worden omgezet voordat ze in uw database of boekhoudsysteem kunnen worden geïmporteerd. En soms wordt een bedrijf dat al een conform formaat produceert, gevraagd om een ander formaat – een leverancier die is ingesteld voor XRechnung wordt bijvoorbeeld gevraagd om de CII XML-indeling die ZUGFeRD gebruikt, of een Italiaans bedrijf stuurt FatturaPA binnenland en Peppol BIS over de grens.

Alle drie de problemen zijn hetzelfde, maar dan met de bron en de bestemming omgewisseld. Daarom is er behoefte aan één oplossing voor data-mapping in plaats van drie afzonderlijke tools.

MapForce zet data om naar en vanuit XML-formaat

De meeste e-factureringsoplossingen ondersteunen alleen de formaten die door de leverancier zijn ontwikkeld. Dit werkt goed totdat er een nieuwe regelgeving van kracht wordt, of een klant een bepaald formaat aanvraagt dat niet in de lijst staat. In dat geval bent u afhankelijk van de ontwikkelingsplannen van een ander bedrijf.

Altova MapForce benadert het probleem vanuit een andere hoek. Het koppelt uw bronfactuur aan of van elk schema dat u importeert: UBL, CII, XRechnung, FatturaPA, of een nationaal formaat dat volgend jaar wordt gepubliceerd. De andere kant van de datakoppeling leest wat u al heeft:

• Excel- en CSV-exporten vanuit een ERP- of boekhoudsysteem
• Databases, waaronder de tabellen die ten grondslag liggen aan uw facturatiesysteem
• XML en JSON ontvangen van een API of een andere applicatie
• PDF-bronnen, met behulp van de MapForce PDF-extractor
• EDI, waarbij facturen worden opgemaakt als EDIFACT- of X12-berichten

Die combinatie is de reden waarom dit een probleem van data-koppeling is, in plaats van een conversieprobleem. Factuurgegevens zijn zelden op één overzichtelijke plek te vinden: een deel ervan staat in het ERP-systeem, een ander deel in een spreadsheet die een dochteronderneming bijhoudt, een deel in PDF-documenten van leveranciers, en het XML-formaat van de elektronische factuur verschilt per land.

In MapForce worden gegevensomzettingstrajecten visueel opgebouwd, waardoor iemand die begrijpt wat er in de factuurgegevens staat, er een kan maken zonder code te schrijven. En het opzetten voor een tweede land kost veel minder dan voor het eerste: de koppeling met uw interne systemen is al gereed, dus u kopieert de bestaande koppeling, vervangt het nieuwe e-factuurschema en past alleen de onderdelen aan waar de twee formaten daadwerkelijk verschillen. U heeft geen aparte tool nodig voor elk land.

Landspecifieke standaarden voor elektronische facturering

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste EU-markten. Elk formaat hieronder voldoet aan de norm EN 16931; het verschil zit in de syntax die elk land accepteert en de route die de factuur moet volgen.

Werken met hybride elektronische factuurformaten

In tegenstelling tot de zuivere XML-formaten, zijn ZUGFeRD en Factur-X PDF/A-3 bestanden waarbij de factuur in XML-formaat is ingebed als een bijlage. De zichtbare pagina is bedoeld voor de menselijke lezer; in geval van verschillen tussen de zichtbare pagina en de ingebedde XML, is de ingebedde XML de geldende versie.

Eén bestand ontvangen: In dit geval mag u geen gegevens uit het PDF-bestand halen. Dit zou u een kopie geven, maar niet de daadwerkelijke gegevens. Koppel het bijlage en de mapping los van de XML-bestanden. Het open-source pakket poppler-utils kan dit in één commando uitvoeren:

pdfdetach -list invoice.pdf        # show embedded files

pdfdetach -saveall invoice.pdf     # extract all attachments

De bestandsnaam geeft de indeling aan: "ZUGFeRD-invoice.xml" voor ZUGFeRD 1.0, "factur-x.xml" voor ZUGFeRD 2.x en Factur-X, en "xrechnung.xml" voor het referentieprofiel XRechnung. Poppler-utils is beschikbaar voor Windows, Linux en macOS. Deze stap kan goed worden geautomatiseerd, aangezien het de eerste fase is van een FlowForce Server-taak, waarbij de conversie direct daarna plaatsvindt.

Eén bestand verzenden: MapForce leest PDF-bestanden als bron, maar schrijft ze niet. In plaats daarvan genereert het de XML-data die in een ZUGFeRD- of Factur-X-bestand worden opgeslagen, in plaats van het hybride PDF-bestand zelf. De container wordt samengesteld door uw PDF-verwerkingsomgeving.

Er is één belangrijke opmerking, ongeacht de gekozen optie. ZUGFeRD en Factur-X definiëren verschillende profielen, en bij de eenvoudigere profielen bevat de ingebedde XML-code alleen de kopgegevens, terwijl de gedetailleerde informatie over de afzonderlijke items in de PDF-laag blijft, waar software deze niet kan lezen. Controleer welk profiel uw klant of platform vereist voordat u besluit welke gegevens u in de mapping moet opnemen.

Een elektronische factuur maken

Het versturen van een factuur van uw systeem naar de klant van uw klant omvat vier verschillende stappen. Deze worden vaak als één geheel besproken, namelijk "elektronische facturering". Hierdoor komen teams vaak halverwege een project voor verrassingen te staan over wat hun software daadwerkelijk doet niet zo.

• Extractie — Haal de factuurgegevens uit de bron waar ze zich momenteel bevinden: een ERP-export, een database, een spreadsheet of een PDF-bestand van een leverancier

• Kaart en transformeer — herschik de gegevens in de velden die het beoogde formaat definieert, waarbij codes, datums en belastingcategorieën worden omgezet

• Valideren — controleer of het resultaat overeenkomt met het schema voordat iemand het probeert te verzenden

• Verzenden — verstuur het via Peppol, via een Frans verzendpunt (PDP), of naar een nationaal platform zoals SdI of KSeF

Het extraheren, in kaart brengen en transformeren van data zijn datamapping taken, en dat is precies wat MapForce doet, naast het controleren van de output op basis van het beoogde schema, zodat u zeker weet dat het bestand structureel correct is voordat het wordt verzonden.

Er zijn twee zaken die daar buiten vallen. EN 16931 implementeert bedrijfsregels die verder gaan dan wat een XSD-schema kan beschrijven, en deze worden gecontroleerd met een Schematron-validator. De Europese Unie publiceert deze regels gratis, en leveringsplatforms implementeren ze doorgaans direct na ontvangst. De daadwerkelijke levering is een kwestie van netwerk en accreditatie voor een Peppol-toegangspunt of een goedgekeurde platformprovider.

Het weten waar die grenzen liggen voordat u de omvang van het werk bepaalt, is het verschil tussen een goed doordachte planning en een onaangename verrassing.

Praktisch voorbeeld: Van PDF naar een XML-e-factuur

Dit is een veelvoorkomend probleem voor financiële teams: het factureringssysteem produceert alleen PDF-bestanden, of facturen komen binnen van een dochteronderneming die andere software gebruikt, en nu moeten ze het gebouw verlaten in de vorm van een XRechnung.

Voordat we naar de specificaties kijken, is het belangrijk om te begrijpen dat EN 16931 een semantisch model is: het definieert wat een factuur moet bevatten, niet hoe de XML-structuur eruit ziet. Twee syntaxes implementeren dit model: UBL en CII. Een factuur die voldoet aan de norm kan aan beide voldoen, mits deze de regels van de standaard volgt. Er bestaat dus geen bestandstype dat "een EN 16931-bestand" wordt genoemd. Er zijn wel XML-gebaseerde UBL-facturen en CII-facturen die aan de norm voldoen.

De XRechnung accepteert beide syntaxen, dus dit is een van de twee geldige manieren om aan dezelfde eis te voldoen. De UBL-schema's worden gratis gepubliceerd door OASIS, en de CII D16B-schema's door UN/CEFACT. U kunt deze schema's snel installeren met behulp van de XML Schema Manager in MapForce.

Het volgende voorbeeld is gericht op een elektronische factuur in XML-formaat, gebaseerd op de UBL-standaard.

We hebben de MapForce PDF Extractor gebruikt om regels te definiëren voor het extraheren van de gegevens uit de PDF-factuur. Dit creëert een sjabloon dat de broncomponent wordt, waarnaar we de doel-UBL-schema's gaan koppelen. MapForce leest de structuur uit het schema, waardoor de doelstructuur de exacte elementen weergeeft die het formaat definieert, in plaats van een generieke XML-structuur. We zijn begonnen met Altova AI (een optioneel aanvullend abonnement) om verbindingen tussen de PDF en het UBL-factuur-XML-schema voor te stellen, maar u kunt ze ook handmatig verbinden.

Niet elk doelveld is een directe koppeling. Sommige velden worden direct overgenomen, terwijl andere berekend of omgezet moeten worden, en sommige waarden zijn helemaal niet aanwezig in de brongegevens.

MapForce bevat een uitgebreide bibliotheek met databewerkingfuncties voor al deze scenario's: rekenkundige bewerkingen en afronding voor berekende waarden, tekstverwerking voor het opnieuw formatteren van datums en het opsplitsen van een enkel adresveld in straat, stad, postcode en land, en constanten en zoektabellen voor waarden die niet in de brongegevens voorkomen.

Zodra de mapping een geldig bestand produceert, is het voordeel dat het dit voortdurend blijft doen. Richt het op de export van volgende maand, en de conversie verloopt ongewijzigd. Compileer het voor MapForce Server, plan het in met FlowForce Server, en de facturen worden automatisch omgezet zodra ze binnenkomen.

Het ontvangen van elektronische facturen

De verplichting geldt in beide richtingen. Duitse bedrijven moeten sinds januari 2025 in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen, en vanaf september 2026 geldt dit ook voor Franse bedrijven. De stroom van informatie verloopt in deze richting op een efficiëntere manier:

• Ontvangen — het bestand wordt via uw toegangspunt, uw PDP (Personal Digital Partner) of een nationaal platform ontvangen

• Kaart en transformeer — herschik de inkomende XML-gegevens in de structuur die uw ERP-systeem, database of boekhoudsysteem verwacht

• Importeren — Voer de gegevens in het systeem in dat ze daadwerkelijk zal gebruiken

Nogmaals, dit is een taak voor MapForce – en de workflow kan volledig geautomatiseerd worden met MapForce Server en FlowForce Server.

Voordelen van MapForce voor elektronische facturatie, specifiek

• Één tool, niet één voor elke richting. Of de data nu wordt verzonden naar een nationaal formaat, wordt ontvangen in uw database, of van een conform formaat naar een ander conform formaat, het gaat altijd om hetzelfde type mapping.

• De opdrachten worden volgens een vast schema verstrekt. Een opgeslagen instelling is een waardevol hulpmiddel dat u kunt blijven gebruiken wanneer de volgende datum in de planning valt, en geen project dat u steeds opnieuw hoeft uit te voeren.

• Correctheid wordt vanaf het begin ingebouwd, in plaats van achteraf ontdekt. Het correct invullen van de velden en codeerlijsten bij de data-omzetting is cruciaal om te voorkomen dat een bestand wordt afgewezen. Een afgewezen factuur betekent namelijk een vertraagde betaling en een tijdrovend handmatig onderzoek.

• De berekening is inzichtelijk. Wanneer een controleur vraagt hoe een bepaald belastingbedrag is berekend, is het antwoord een gemakkelijk te begrijpen schema.

• Het draait op uw eigen infrastructuur. Facturen bevatten commerciële en persoonlijke gegevens. MapForce verwerkt deze gegevens op uw computer, en MapForce Server en FlowForce Server draaien op servers die u beheert.

Probeer het zelf met uw eigen factuurgegevens

De snelste manier om te bepalen of dit past bij uw proces, is om één daadwerkelijke export en één doelstructuur te nemen en deze te koppelen. Als de conversie werkt voor één factuur, dan werkt het ook voor de hele batch.

U kunt een gratis proefversie van 30 dagen van MapForce downloaden om te beginnen.