Erinnerungen
Erinnerungen auf der Startseite
Am unteren Rand der Startseite werden fällige Erinnerungen angezeigt (siehe Abbildung unten). (Was mit fälligen Erinnerungen gemeint ist, ist unter Status von Erinnerungen erläutert).
Auf dieser Seite stehen im Zusammenhang mit Erinnerungen die folgenden Aktionen zur Verfügung:
•Auf "Schlummern" Setzen einer Erinnerung oder Beenden einer Erinnerung. (Nähere Informationen dazu finden Sie unter Status von Erinnerungen.)
•Klicken Sie auf eine Erinnerung, um zum Dateneingabeformular des jeweiligen Datensatzes zu gelangen, wo Sie die Erinnerung bearbeiten und/oder neue Erinnerungen hinzufügen können.
Erinnerungen in Dateneingabeformularen
Erinnerungen und Erinnerungs-E-Mails werden von Systemadministratoren konfiguriert. Die endgültige Entscheidung darüber, welche Erinnerungen, wann und an wen gesendet werden, obliegt jedoch dem Benutzer.
Ein Benutzer kann die Einstellungen für eine Erinnerung auf folgende Arten aufrufen:
•Durch Klick auf einen Datensatz gelangt man zum / zu den Dateneingabeformular(en) dieses Datensatzes. Die Einstellungen für eine Erinnerung werden am besten in einem oder mehreren der Eingabeformulare einer Datentabelle gespeichert.
•Durch Klick auf eine Erinnerung auf der Startseite. Dadurch gelangen Sie normalerweise zu einem Eingabeformular, das die Einstellungen für die Erinnerung enthält.
In der Abbildung unten sehen Sie die Erinnerungseinstellungen des Dateneingabeformulars eines Vertragsdatensatzes.
Ein Benutzer hat hier folgende Möglichkeiten:
•Hinzufügen einer neuen Erinnerung oder Bearbeitung einer bestehenden Erinnerung. Bei Klick auf einen dieser Befehle gelangt er zum Formular für die Erinnerungseinstellungen, in dem die Erinnerung konfiguriert werden kann (siehe unten).
•Der Benutzer kann eine vorhandene fällige Erinnerung auf Schlummern setzen. Siehe Erinnerungsstatus weiter unten.
•Der Benutzer kann eine Erinnerung beenden (entspricht der Markierung der Erinnerung als "verarbeitet"). Siehe Erinnerungsstatus weiter unten.
•Der Benutzer kann eine Erinnerung löschen.
Symbole für die Verwaltung von Erinnerungen
 | Erinnerung bearbeiten |
 | Erinnerung auf Schlummern setzen |
 | Erinnerung stoppen |
 | Erinnerung löschen |
Erinnerungseinstellungen
Unten sehen Sie das Formular für Erinnerungseinstellungen.
Die Erinnerung wird mit den folgenden Einstellungen definiert:
•Kategorie: Wählen Sie die Erinnerungskategorie aus. Erinnerungskategorien wurden bei der Konfiguration des Erinnerungsfelds definiert.
•Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, damit der Benutzer weiß, wie diese Erinnerung verwendet wird.
•Wiederkehrend: Aktivieren Sie diese Option, um die Erinnerung als eine wiederholte Erinnerung zu definieren. Bei wiederholten Erinnerungen wird ein Zeitraum definiert, der auf ein ausgewähltes Datum folgen soll. So könnte eine Erinnerung etwa monatlich nach dem ausgewählten Datum wiederholt werden. Siehe auch Erinnerungsstatus weiter unten.
•Startdatum der Erinnerung: Es gibt zwei Alternativen: (i) Auswahl eines bestimmten Datums oder (ii) Berechnung eines Datums relativ zu einem der Datumsfelder des Datensatzes (z.B. einem Ablaufdatum). So wurde etwa in der Abbildung oben als Startdatum sechs Wochen vor dem Datum im Feld Expiry Date definiert.
•Benachrichtigungshäufigkeit: Sie können Erinnerungs-E-Mails jeden Tag senden lassen, bis die Erinnerung vom Benutzer verarbeitet oder auf Schlummern gesetzt wird oder Sie können Erinnerungs-E-Mails: nur einmal senden lassen. Siehe auch Erinnerungsstatus weiter unten.
•Empfänger der Benachrichtigung: Geben Sie an, an welche Benutzergruppen Benachrichtigungen über diese Erinnerung gesendet werden sollen. Wenn keine Gruppe angegeben wird, wird kein Benutzer ausgewählt.
•Hinzufügen zu neuen Datensätzen: Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn ein Administrator ein Erinnerungsfeld konfiguriert. Sie können auswählen, ob der aktuelle Datensatz zu allen neuen Datensätzen oder nur zu Datensätzen mit dem ausgewählten Filter hinzugefügt werden soll. So wird etwa die Erinnerung in der Abbildung oben nur für diejenigen Datensätze hinzugefügt, bei denen ein Expiry Date-Feld vorhanden ist (was im Filter Has Expiry Date definiert ist). Beachten Sie, dass, wenn für diesen Filter Benutzergruppen definiert sind, Benachrichtigungen an Mitglieder dieser Benutzergruppen gesendet werden.
Erinnerungsstatus
Der Status von Erinnerungen wird mit den folgenden Einstellungen definiert (siehe auch Abbildung unten, bei denen das aktuelle Datum der 16. September 2020 ist):
•Startdatum: Das Datum, ab dem die Erinnerung aktiv wird. Wenn das Startdatum in der Vergangenheit liegt, bleibt die Erinnerung aktiv, wenn sie (i) nicht verarbeitet wird oder (ii) eine wiederkehrende ist. Wenn das Startdatum in der Zukunft liegt, ist die Erinnerung eine aktive Erinnerung.
•Eine verarbeitete Erinnerung ist eine Erinnerung, bei der die entsprechende Aktion, für die die Erinnerung erstellt wurde, durchgeführt wurde, wodurch die Erinnerung gestoppt wurde.
•Aktionsdatum: (i) bei einmaligen Erinnerungen ist dies mit dem Startdatum identisch: (ii) bei wiederholten Erinnerungen ist es das nächste Datum, an dem die Erinnerung wiederholt wird, nachdem sie verarbeitet wurde. Ein Aktionsdatum kann in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegen.
•Aktive Erinnerung: (i) eine einmalige Erinnerung, deren Startdatum in der Vergangenheit liegt und die noch nicht verarbeitet wurde; (ii) eine wiederholte Erinnerung, deren Startdatum in der Vergangenheit liegt (und die eventuell verarbeitet wurde); (iii) (i) eine (einmalige oder wiederkehrende) Erinnerung, deren Startdatum in der Zukunft liegt. (Anmerkung: Wenn das Aktionsdatum einer aktiven Erinnerung in der Vergangenheit liegt und die Erinnerung noch nicht verarbeitet wurde, so handelt es sich bei der Erinnerung um eine fällige Erinnerung).
•Fällige Erinnerung: eine aktive Erinnerung mit einem Startdatum in der Vergangenheit. Fällige Erinnerungen sind eine Untergruppe von aktiven Erinnerungen. Sobald eine Erinnerung fällig wird, wird die Option, die Erinnerung auf Schlummern zu setzen, verfügbar.
•Eine auf Schlummern gesetzte Erinnerung wird nur auf fällige Erinnerungen angewendet. Wenn eine Erinnerung auf Schlummern gesetzt wird, wird das aktuelle Aktionsdatum storniert und es wird ein Aktionsdatum in der Zukunft ausgewählt. Der Schlummerzeitraum wird ab dem aktuellen Datum definiert.
•Nicht aktive Erinnerungen: Eine nicht wiederholte Erinnerung, deren Startdatum in der Vergangenheit liegt und die verarbeitet wurde.
Im Beispiel wird als aktuelles Datum der 16. September 2020 verwendet.
Der Erinnerungsstatus wird durch Farbcodes angezeigt
Die Textfarbe von Erinnerungen zeigt dem Benutzer bei der Eingabe den Status der Erinnerung an:
•Blau: Aktive Erinnerungen, die keine fälligen Erinnerungen sind
•Rot: Fällige Erinnerungen
•Grau: Nicht aktive Erinnerungen
Debuggen von Erinnerungs-E-Mails
Wenn Erinnerungs-E-Mails nicht korrekt gesendet werden, wenden Sie sich an Ihren RecordsManager-Systemadministrator, um zu überprüfen, ob das System korrekt eingerichtet wurde.