Verwendung von Filtern
Filter können für einen oder mehrere der folgenden Zwecke verwendet werden.
•um in Listen- und Berichtsformularen angezeigte Datensätze zu filtern
•um den Benutzerzugriff auf Daten einzuschränken
•um Benutzergruppen für E-Mail-Benachrichtigungen auszuwählen
•zur Verwendung durch den Benutzer für detaillierte Suchen
Filtern von in Listen- und Berichtsformularen angezeigten Daten
Eine der wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten von Filtern ist zur Einschränkung der in Listen- und Berichtsformularen angezeigten Datensätze. Die Einschränkung erfolgt auf Basis der Feldwerte von Datensätzen. So könnte z.B. ein Filter mit dem Namen Active Contracts definiert werden, um nur die Datensätze anzuzeigen, bei denen der Wert eines Expiry Date (Ablaufdatum) Felds in der Zukunft liegt.
Einschränken des Benutzerzugriffs auf Daten
Durch Kombination der Filter und Benutzerzugriffseigenschaften von Listenformularen und Berichtsformularen kann für verschiedene Benutzer ein unterschiedlicher Zugriff auf Daten konfiguriert werden. So könnten Sie z.B. Folgendes tun:
•Richten Sie zwei Filter ein: (i) einen mit dem Namen Software Contracts, um nur die Verträge anzuzeigen, deren Category-Feld dem Wert Software entspricht und (ii) einen weiteren mit dem Namen Partner Contracts, um nur die Verträge anzuzeigen, deren Category-Feld dem Wert Business Partners entspricht.
•Verwenden Sie Sie für ein Listenformular namens Software Contracts (i) den Filter namens Software Contracts und (ii) richten Sie den Zugriff für die Rollen "IT", "Legal" und "Accounts" ein.
•Verwenden Sie Sie für ein Listenformular namens Partner Contracts (i) den Filter namens Partner Contracts und (ii) richten Sie den Zugriff für die Rollen "Legal" und "Accounts" ein.
Im Beispiel oben können Benutzer, denen entweder die Rolle "Legal" oder die Rolle "Accounts" zugewiesen wurde, beide Arten von Verträgen (Software und Partner) einsehen. Benutzer, denen die Rolle "IT" zugewiesen wurde, können zwar Software-Verträge, nicht aber Partner-Verträge anzeigen.
Suche durch App-Benutzer
Neben den oben genannten Verwendungsmöglichkeiten von Filtern zur Konfiguration können die Benutzer des Systems Filter auch für Suchvorgänge nutzen.
Wenn für eine Datentabelle einer oder mehrere Filter definiert wurden, steht die Schaltfläche Vordefiniert zur Verfügung, wenn die Datensätze einer Datentabelle über eines der Listenformulare der Datentabelle angezeigt werden. Um von einem Filter ausgewählte Datensätze zu erhalten, (i) klickt der Benutzer auf Vordefiniert (siehe Abbildung unten), (ii) wählt eine der in der Auswahlliste angezeigten Filter aus und (iii) klickt auf das Such-Symbol auf der rechten Seite. Daraufhin werden alle vom Filter ausgewählten Datensätze angezeigt.
Siehe auch Verwendung des Systems | Suchen.