Formulare
Die Seite Formulare bearbeiten (Abbildung unten) wird angezeigt, wenn Sie auf die Schaltfläche Formulare einer Datentabelle klicken (siehe Kapitel Datentabellen).
Die Seite Formulare bearbeiten enthält eine Übersicht über die aktuell definierten Formulare der Datentabelle und bietet die Möglichkeit neue Formulare zu erstellen.
Formulartypen und deren Verwendungsart
Administratoren definieren Formulare für verschiedene Zwecke, wie z.B. zur Dateneingabe, Berichterstellung und für E-Mails. Für jede Datentabelle wird eine eigene Gruppe von Formularen definiert, in denen Elemente, die spezifisch für die jeweilige Datentabelle sind, verwendet werden. Die Formulare einer Datentabelle können anschließend an verschiedenen Stellen in der RecordsManager App wiederverwendet werden.
Es gibt die folgenden Arten von Formularen:
•Listenformulare: Dient zur Erstellung einer Liste von Datensätzen. Die Liste kann für ein Feld gruppiert werden und sie kann gefiltert werden. Listenformulare können in Eingabeformularen und Berichtsformularen verwendet werden.
•Eingabeformulare: Über diese Formulare erfolgt die Eingabe der Daten in eine Datentabelle. Sie kommen überall dort zum Einsatz, wo Daten für diese Datentabelle eingegeben werden können.
•Berichtsformulare: Dienen zum Designen von Berichten, die auf dem Bildschirm angezeigt und gedruckt werden können.
•Exportformulare: Dienen zur Erstellung der Struktur von XML- und CSV-Dokumenten, in die Daten exportiert werden.
•E-Mail-Formulare: Dienen zum Entwerfen des Textkörpers von E-Mails, die als Erinnerungen an Systembenutzer gesendet werden.
•Startseiten-Benachrichtigungsformulare: Damit kann die Anzeige von Erinnerungen auf der Startseite konfiguriert werden.
Automatische Formulare
Wenn Sie eine neue Datentabelle erstellen, werden wichtige Formulare (wie z.B. ein Standard-Listenformular und ein Standard-Eingabeformular) auf Basis der Struktur der Datentabelle automatisch erstellt. Beachten Sie die folgenden wichtigen Punkte zu automatischen Formularen:
•Sie werde auf der Seite Formulare bearbeiten mit dem Sticker automatisch aufgelistet.
•Sie werden bei Änderung von Feldern in der Datentabelle (d.h. wenn neue Felder zur Datentabelle hinzugefügt, Felder gelöscht werden oder deren Datentyp geändert wird) automatisch geändert.
•Wenn Sie ein automatisch generiertes Formular bearbeiten, wird es bei Änderung der Datentabelle nicht mehr automatisch aktualisiert. Dies sehen Sie daran, dass der Sticker automatisch auf der Seite Formulare bearbeiten nicht mehr angezeigt wird.
Arbeiten mit Formularen: Erstellen neuer Formulare, Bearbeiten, Kopieren, Löschen, Ein-/Ausblenden von Formularen, Erstellen von Vorlagen
Durch Klick auf die entsprechende + Formular-Schaltfläche können Sie neue Formulare erstellen. Nachdem ein Formular erstellt wurde, wird es in der Formulare bearbeiten-Liste (Abbildung oben) angezeigt. Sie können anschließend auf ein Formular klicken, um es zu bearbeiten. Außerdem können Sie ein Formular (durch Klick auf das Kopieren-Symbol rechts vom Formular) kopieren, um ein neues editierbares Formular zu erstellen; (ii) ein Formular durch Klick auf das dazugehörige Papierkorbsymbol löschen.
Beachten Sie die folgenden Punkte:
•Sie können für alle Formulartypen festlegen, welche Benutzer Zugriff auf das Formular haben. Dadurch können Sie die Anzeige und Bearbeitung bestimmter Datensätze sowie die Möglichkeit Berichte anzuzeigen und Daten zu exportieren einschränken.
•Formulare haben auf der Seite Formulare bearbeiten (Abbildung oben) eine Option zum Ausblenden oder Verwenden. Wenn Sie ein Formular ausblenden, ist es nur sichtbar, wenn es in einem anderen Formular verwendet wird. In allen anderen Fällen steht es nicht zur Verfügung. Daher können Sie die Verwendung des Formulars mit Hilfe der Option Ausblenden deaktivieren, ohne das Formular zu löschen. Wenn ein Listenformular z.B. in einem Eingabeformular verwendet wird und als "ausgeblendet" markiert ist, ist es nur im Eingabeformular sichtbar, steht aber als Listenformular nicht zur Verfügung.
•Sie können anhand von jedem Eingabeformular Vorlagenformulare erstellen. Eine Vorlage ist ein Dateneingabeformular, das bereits mit Ausgangsdaten befüllt wurde. Der Benutzer kann diese Ausgangsdaten im Eingabeformular ändern. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Eingabeformulare.
Nachdem Sie ein Formular fertig bearbeitet haben, stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur das Formular (mit Speichern) speichern, sondern auch auf der Seite Formulare bearbeiten auf Speichern klicken.