Eigenschaften von Berichten
Wichtige Eigenschaften des Berichts werden im oberen Bereich der Designseite des Berichtsformulars (siehe Abbildung unten) definiert. Weiter unten finden Sie eine Beschreibung dazu.
Definieren des Zugriffs auf Berichtsformulare
Über die Einstellung Formularzugriff (siehe Abbildung oben) können Sie festlegen, welche Rollen - und somit Benutzer - Zugriff auf das Formular haben. Beachten Sie, dass die Rolle Admin vollständigen Zugriff auf alle Formulare hat.
Gruppieren von Datensätzen
Die Datensätze der Datentabelle können für maximal drei Felder gruppiert werden. So könnten Sie etwa eine Gruppe von Verträgen auf Basis ihres Status oder Unternehmen nach Land gruppieren.
Um Datensätze zu gruppieren, klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche der Option Grupp. nach (siehe Abbildung oben) und wählen Sie anschließend die Felder, nach denen gruppiert werden soll, aus (maximal drei Felder). Das erste von Ihnen ausgewählte Feld wird zum ersten Gruppierungskriterium, usw. Die Werte des ausgewählten Gruppierungskriteriums werden im Bericht in der ersten Spalte der Tabelle angezeigt. Wenn Sie mehrere Kriterien haben, werden die Werte zuerst nach dem ersten Kriterium gruppiert. Anschließend erfolgt innerhalb der einzelnen Werte für das erste Kriterium die Gruppierung für das zweite Kriterium. Als nächstes erfolgt innerhalb der einzelnen Werte für das zweite Kriterium die Gruppierung für das dritte Kriterium. Es ist daher wichtig, dass Sie die Gruppierungskriterien (Felder) in der gewünschten Reihenfolge auswählen.
So sehen Sie etwa in der Abbildung einen Bericht, in dem die Gruppierung anhand des Ablaufdatums von Verträgen erfolgt und auf zwei Kriterien basiert: Year ist das erste Kriterium und Month ist das zweite Kriterium. Der erste Wert des ersten Kriteriums (Year) ist 2020. Innerhalb der Datensatzgruppe für 2020 werden die Datensätze nach Monat gruppiert. In unserem Fall handelt es sich um vier Monate (Juni, August, September und Dezember), wobei jeder Monat einen Datensatz enthält. Anschließend werden die Datensätze für das nächste Jahr (Year), also 2021, nach Monaten gruppiert: Für den Monat August gibt es sechs Datensätze (und keinen weiteren Monat im Jahr 2021). Beachten Sie außerdem auf der rechten Seite die Zusammenfassungswerte, die die Anzahl der Datensätze für die einzelnen Monate und Jahre angeben. Zusammenfassungswerte werden für Felder erstellt und sind im nächsten Kapitel Die Berichtstabelle beschrieben.
Anmerkung zur Gruppierung von Datensätzen vom Typ "Datum": Wenn ein Feld vom Typ Datum (Format: Monatstag, Jahr; z.B. Dec 31, 2020) erstellt wird, steht dieses Feld automatisch für die Gruppierung nach drei Kriterien zur Verfügung: (i) nur dem Monatsteil; (ii) nur dem Jahresteil; (iii) dem gesamten Datumsfeld (Monat, Tag und Jahr). Dadurch kann das Datumsfeld in zwei zusätzliche Gruppierungskriterien unterteilt werden, sodass Datensätze separat nach Monat und Jahr gruppiert werden können.
Ein- und Ausblenden einer beschränkten Anzahl von Datensätzen:
•Wenn Sie die Option zum Ausblenden von Datensätzen aktivieren, werden nur die Zusammenfassungszeilen von Gruppen angezeigt. Die eigentlichen Datensätze werden ausgeblendet. So werden z.B. in der Abbildung oben die eigentlichen Datensätze angezeigt. Die Zusammenfassungszeilen auf der rechten Seite enthalten die Anzahl der Datensätze.
•Wenn Sie die Option zur Anzeige einer beschränkten Anzahl von Datensätzen auswählen, können Sie in der Auswahlliste der Option auswählen, wie viele Datensätze angezeigt werden sollen. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn die Option Datensätze ausblenden nicht aktiviert ist.
Filtern von Datensätzen
Um Datensätze zu filtern, aktivieren Sie die Option Filtern und wählen Sie anschließend einen der für die aktuelle Datentabelle definierten Filter aus (siehe Abbildung oben).