Cómo crear formularios PDF editables
En comparación con los formularios de papel tradicionales, los formularios PDF editables ofrecen numerosas ventajas, además de contribuir a la conservación de los árboles, como la eliminación de problemas de legibilidad, la posibilidad de validar los datos, la reducción de errores de transcripción y la optimización del almacenamiento y la reutilización de la información.
A mí, personalmente, me gustaría mucho que la escuela de mis hijos cambiara a formularios PDF para las numerosas páginas de información sobre el inicio del curso escolar que debemos completar en tres copias cada otoño. Quizás pueda mostrar a los administradores una demostración de StyleVision, que recientemente ha añadido soporte para formularios rellenables Creación de formularios en formato PDF.
A diferencia de otras herramientas de diseño de formularios PDF, StyleVision también ofrece funcionalidades de flujo de trabajo de formularios a través de su integración con StyleVision Server, lo que permite extraer y procesar los datos que los usuarios finales introducen. Veamos cómo funciona.
Crear un formulario en PDF
StyleVision es una herramienta para el diseño de informes y formularios empresariales que funciona en múltiples canales y que se utiliza para datos XML y de bases de datos. Como tal, incluye funciones fáciles de usar para crear documentos atractivos para la impresión y la publicación en línea.
Si desea comenzar de inmediato y examinar algunos formularios existentes, hay dos archivos que puede consultar en el proyecto de ejemplos de StyleVision, que verá al iniciar el software por primera vez: uno que muestra todas las funciones disponibles para la creación de formularios rellenables, y otro que es un ejemplo del formulario de admisión de pacientes en papel, ese que siempre le entregan en un portapapeles, convertido en un formulario PDF. Estos proyectos le proporcionarán algunas ideas útiles antes de que comience a aprender cómo crear un formulario PDF rellenable.
Si no desea empezar desde cero, puede basar su diseño en un documento de Word existente o escanear un formulario en papel, que StyleVision importará como un modelo para ayudarle a definir el diseño.
Formulario de admisión de pacientes
Para ver cómo funciona esto, vamos a trabajar con el formulario de admisión de pacientes que mencioné anteriormente. En este caso, probablemente querríamos empezar a partir de un formulario existente de Microsoft Word, que tradicionalmente se imprimiría y se rellenaría a mano en el consultorio médico.
Para empezar, seleccionamos la opción "Nuevo a partir de un archivo de Word 2007+" y navegamos para elegir el archivo de Word. StyleVision interpreta el documento de Word para crear la estructura y el diseño del formulario, al cual ahora podemos asociar campos de datos.
Si no tiene un esquema XML o una base de datos existente creado para los datos del formulario, puede crear un modelo de datos personalizado directamente en StyleVision. Para este ejemplo, tengo un archivo XSD de muestra y lo he cargado en la ventana "Fuentes".
Ahora, es fácil asociar los elementos XML con los campos correspondientes en el formulario PDF utilizando la barra de herramientas de formularios. Para una experiencia de usuario completa, los formularios PDF editables diseñados en StyleVision permiten ingresar texto, así como controlar la navegación y el comportamiento del formulario mediante diversos controles
- Campos de entrada
- Campos de entrada de texto de varias líneas
- Cuadros combinados
- Casillas de verificación
- Botones de opción
- Botones interactivos (Siguiente, Restablecer, Enviar, Imprimir, etc.)
Por ejemplo, para añadir un campo de entrada para el apellido del paciente, hago clic en el botón "Insertar campo de entrada" en la barra de herramientas, y StyleVision me solicita que seleccione el elemento XML asociado.
Seguiremos el mismo proceso para el resto de los campos de entrada y los campos de entrada de varias líneas que aparecen en el formulario.
A continuación, agreguemos un cuadro combinado para seleccionar el estado civil. El proceso es el mismo: se hace clic y se despliega la lista. Esta vez, StyleVision nos pide que introduzcamos la lista de valores para el cuadro combinado. Yo los he introducido directamente aquí, pero también pueden seleccionarse desde los valores enumerados en el esquema o mediante XPath.
El proceso es el mismo para los botones de opción, las casillas de verificación y elementos similares.
Finalmente, veamos cómo agregar un botón de "Imprimir" que sea clickable. Seleccionaremos "Botón" en el menú "Insertar | Insertar controles de formulario" y luego cambiaremos el texto del botón a "Imprimir formulario". A continuación, utilizando la herramienta de configuración de propiedades, estableceremos la acción del formulario para este botón como "imprimir".
Otros botones permiten la navegación entre las páginas (Siguiente, Última, Anterior), la limpieza o el restablecimiento del formulario, y, por supuesto, la opción de guardar los datos a través del botón "Enviar".
Además de definir el comportamiento de los botones y los campos de entrada, StyleVision ofrece a los diseñadores total flexibilidad para crear formularios atractivos y fáciles de usar, con un diseño intuitivo mediante arrastrar y soltar, y numerosas herramientas de ayuda para definir estilos y diseño. Puede agregar tablas, gráficos e imágenes dinámicas, especificar fuentes y sombreados: todo lo que esperarían en una herramienta avanzada de diseño de informes.
Aquí hay un fragmento del formulario PDF final para la admisión de pacientes:
Extraer y procesar datos de formularios PDF
Una vez que los usuarios completan el formulario PDF, las organizaciones pueden utilizar su servidor StyleVision para extraer los datos introducidos en formato XML o FDF. El servidor StyleVision procesa grandes volúmenes de datos a una velocidad increíble y puede extraer datos de cualquier formulario PDF, independientemente de si fue creado con StyleVision o no.
Los desarrolladores también pueden dar un paso más y utilizar el proceso de StyleVision Server para procesar los datos de los usuarios y generar informes multicanal en formatos HTML, PDF y Word. También puede ser útil integrar MapForce Server para mapear los datos extraídos a una base de datos u otro formato.
Esta potente funcionalidad añade valor de forma inmediata al flujo de trabajo de los formularios PDF.
Para probar esta función y aprender a crear formularios PDF editables en StyleVision, descargue una versión gratuita Prueba gratuita de 30 días del sitio web de Altova.