Configuración (Admin)
Para configurar correos electrónicos de recordatorio el administrador debe configurar la base de datos y el sistema como explicamos a continuación:
1.En la pestaña Grupos de alerta (Gestionar usuarios) configure grupos de alerta. Los destinatarios de los recordatorios serán los miembros de un grupo de alerta. Consulte el Grupos de alerta para más información al respecto.
2.En los contenedores que necesitan correos electrónicos de recordatorio se deben configurar uno o más campos de recordatorio. Dos de las propiedades más importantes de estos campos son Categorías y Relleno automático. Consulte Campos de recordatorio más abajo.
3.Dentro de un contenedor cree un formulario de correo electrónico para diseñar los correos electrónicos de recordatorio que quiere enviar. Si crea más de un formulario vaya a la página Editar formularios para escoger cuál quiere usar en cada momento. Puede cambiar de uno a otro según le convenga.
4.En las opciones de los recordatorios indique los destinatarios de ese recordatorio en concreto. Para acceder a las opciones de configuración de un recordatorio haga clic en el botón Edit del recordatorio (véase Campos de recordatorio más abajo).
5.Configure la URL de la aplicación y la dirección de correo electrónico del emisor (véase más abajo).
Campos de recordatorio
Al definir los campos de un contenedor puede añadir un campo de recordatorio para poder definir recordatorios y correos electrónicos de recordatorio. No se pueden configurar recordatorios para un contenedor si este no contiene ningún campo de recordatorio.
Tenga en cuenta las siguientes consideraciones con respecto a los campos de recordatorio:
•Para añadir un campo de recordatorio debe añadir un campo nuevo y cambiar su tipo a Recordatorio. El formulario de las propiedades del campo de recordatorio tendrá un aspecto parecido al de la imagen siguiente.
•Un campo de recordatorio debe tener al menos un valor Categorías (imagen siguiente). La categoría indica qué tipo de recordatorio es el campo. Por ejemplo, puede usar recordatorios para verificar, renovar o cancelar un contrato. Se pueden enviar recordatorios para cada uno de esos eventos por separado. Para añadir una categoría inserte o anexe una fila nueva y asigne un nombre a esa categoría. También puede importar categorías desde archivos CSV o XML.
•Un administrador puede configurar el sistema para que se añadan uno o más recordatorios automáticamente a cada registro nuevo que se cree en un contenedor. Para ello, en la propiedad Rellenado automático del campo de recordatorio haga clic en Recordatorio nuevo (primera imagen más arriba) por cada recordatorio. Las opciones de los recordatorios se pueden configurar en el formulario Opciones de los recordatorios (que se describe en el apartado siguiente). Durante la entrada de datos el usuario puede modificar o eliminar cualquiera de los recordatorios añadidos automáticamente.
•Una vez haya terminado de definir el campo de recordatorio haga clic en Aceptar y después en Guardar cambios para guardar el campo Recordatorio en la BD.
•Los campos de recordatorio también se pueden usar como contenido de las columnas en los formularios de un contenedor para mostrar los recordatorios de un registro (junto con el valor de resumen que es el recuento de esos recordatorios).
Configure la URL de la aplicación y la dirección de correo electrónico del emisor
Vaya a Opciones | Otras opciones | Correos electrónicos de recordatorio para configurar:
•La URL de la aplicación ContractManager para que el destinatario del correo electrónico pueda hacer clic en la URL e ir a la aplicación
•La dirección de correo electrónico del emisor del correo electrónico de recordatorio.
Depurar los errores de los correos electrónicos de recordatorio
Si los correos electrónicos de recordatorio no se están enviando correctamente, compruebe lo siguiente:
•Si la configuración de los correos electrónicos de recordatorio incluye los grupos de alerta a los que se los quiere enviar. Si es así, compruebe (con el administración del sistema) si los usuarios relevantes pertenecen a los grupos de alerta correctos. Los grupos de alerta se pueden seleccionar de dos maneras: (i) directamente en la configuración de los recordatorios y (ii) con los grupos de alerta definidos para un filtro que usa el recordatorio. Si hay algún problema póngase en contacto con el administrador del sistema.
•Compruebe que la configuración de los recordatorios es correcta.
•Compruebe si el recordatorio está pendiente; si tiene cualquier otro estado no se enviará ningún correo electrónico.