Inicio rápido: administración del sistema
En este apartado explicamos los procedimientos que hacen falta para configurar el sistema de ContractManager y los agrupamos por categorías. Explicamos los procedimientos en el orden aproximado que debe seguir para configurar el sistema de ContractManager. Sin embargo, es probable que tenga que pasar de un procedimiento a otro.
Puede administrar el sistema mientras los usuarios lo usanEs decir, puede cambiar la configuración de la BD, agregar formularios nuevos, cambiar opciones y ejecutar otras tareas administrativas incluso aunque haya usuarios usando el sistema. Todos los cambios que efectúe son visibles para los usuarios tan pronto como entren en el sistema. |
Configure la estructura de datos de ContractManager y la página de inicio.
El punto de inicio para configurar la BD es la estructura de datos de ejemplo de ContractManager, que encontrará nada más abrir ContractManager. Si esta estructura le resulta útil puede dejarla como está y empezar a trabajar de inmediato en ContractManager. Solo tiene que borrar los registros de ejemplo que hay almacenados en los contenedores. También puede modificar la estructura de datos en parte, así como cambiar el formato como prefiera.
Los procedimientos principales para configurar la estructura de BD son:
La estructura de datos de la aplicación se construye creando una o más jerarquías para los contenedores (es un vínculo que se considera fuerte) y vinculando los contenedores sin vínculos jerárquicos con lo que llamamos enlaces sueltos. Los registros con vínculos a un contenedor se guardan en ese mismo contenedor. Por ejemplo, un contenedor Department contendrá registros sobre ese departamento, mientras que los contenedores Company y Person contendrán, respectivamente, registros de empresas y personas. En la jerarquía del contenedor, el contenedor Departmentpodría ser secundario de Companyy elemento superior de Person. Al introducir datos para los registros Department, por ejemplo, el usuario de la aplicación puede escoger la empresa (de todas las empresas disponibles) a la que pertenece este departamento.
Cuando se crean contenedores y se configura la estructura de la aplicación lo que se está configurando son estos tipos de relaciones y vínculos entre los componentes de la BD. Como resultado, la estructura de datos contendrá un entramado de relaciones que permite organizar los datos vinculados en listas o informes. Para más información sobre los contenedores y la estructura de datos consulte estas secciones: Cómo se estructuran los datos de la aplicación, Almacenamiento de datos, Configurar la estructura de BD, Bases de datos, and Contenedores.
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Dentro de cada contenedor puede configurar los campos que definen los registros del contenedor. Por ejemplo, un contenedor Person (en el que se almacenan registros Person) se puede configurar para que tenga campos como: FirstName, LastName, Email. Puede indicar varios aspectos para cada campo, como tipo de datos o una lista de entradas de la que el usuario puede elegir un valor. También puede configurar reglas de validación para campos individuales y para registros enteros para alertar a los usuarios de posibles errores al introducir los datos. Para más información consulte el apartado Campos.
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Los formularios son el elemento con el que interactúan los usuarios. Los hay de varios tipos: Formularios de lista, formulario de entrada de datos, formularios de informe, formularios de exportación y formularios de correo electrónico (para recordatorios). Cada contenedor tiene su formularios propios. Siempre que se muestra un registro de un contenedor, se muestra en el formulario correspondiente. Una de las principales ventajas de usar formularios basados en contenedores es que se puede acceder a ellos por separado. Esto permite diseñar formularios para mostrar datos a los que solo tengan acceso o puedan editar usuarios autorizados. También puede diseñar otros formularios para que no muestren cierta información. Los informes sobre los datos de un contenedor se presentan usando uno de los formularios de informe de ese contenedor. Asimismo, otros los demás tipos de formularios se usan para presentar los datos de otras maneras. Los distintos tipos de formularios se describen en el apartado Formularios.
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Se pueden definir uno o varios filtros para cada contenedor. Un filtro limita los registros que se pueden ver en un contenedor según una serie de criterios. Por ejemplo, puede crear un filtro en el contenedor Contracts para que aparezcan solamente los contratos que vencen dentro del año actual. Para crear este filtro puede usar, por ejemplo, el campo ExpiryDate de los registros del contenedor. Una vez se ha creado un filtro, este se puede usar durante la configuración y durante la entrada de datos, por ejemplo para restringir listas. Para más información consulte el apartado Filtros .
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Cuando los usuarios inician sesión en el sistema para introducir datos u obtener información acceden a una página de inicio, que es su punto de entrada al sistema. Esa página de inicio da acceso a los distintos contenedores del sistema. El formulario de resumen es la herramienta que usan los administradores para diseñar esta página de inicio. Para más información sobre cómo diseñar la página de inicio consulte el apartado Formulario de resumen.
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Configurar los usuarios del sistema y sus roles
Estos procedimientos determinan quién usa ContractManager y con qué rol. Recomendamos que compruebe si los roles definidos en el conjunto de datos de ejemplo se adaptan a sus necesidades. Para empezar puede ser mejor usar solamente los dos roles predefinidos, Administrador y Todos los usuarios. Una vez se haya familiarizado con los datos, las estructuras, el sistema y los usuarios puede definir sus propios roles.
Además de indicar qué usuarios pueden iniciar sesión en ContractManager y sus respectivas credenciales también debe definir qué derechos de acceso y roles tiene cada usuario. Por ejemplo, ¿quiere que un usuario del departamento IT tenga acceso solamente a los contratos relacionados con tecnología o también a los contratos de temas legales? ¿Y qué usuarios quiere que tengan rol de administrador, que conlleva acceso a todo el sistema? Estos derechos de acceso los determinan los roles (véase el paso siguiente) que se asignan a cada usuario. Para más información consulte los apartados Usuarios y Roles.
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Cree distintos roles según las necesidades de su organización. Por cada rol defina (i) los contenedores a los que se permite el acceso, (ii) los formularios a los que se permite el acceso y, si es necesario, el tipo de acceso que se permite (por ejemplo, de lectura/escritura o de solo lectura), (iii) a qué informes se permite el acceso y (iv) si se permite exportar los datos. Una vez haya creado los roles puede asignárselos a los usuarios (ver paso anterior). Para más información consulte los apartados Usuarios y Roles.
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Ajustes globales y correos electrónicos de recordatorio
Es recomendable que eche un vistazo desde el principio a los ajustes globales disponibles y que considere cuál es la mejor manera de usarlos. Es mejor dejar los correos electrónicos de recordatorio para el final del proceso de configuración, aunque puede leer esa parte de la documentación de antemano para hacerse una idea de cómo funcionan.
La página Configuración contiene, entre otras, opciones de estilos, formato de contenido y de impresión que se pueden aplicar a toda la aplicación. Recomendamos que visite esta página para ver qué opciones están disponibles y cómo usarlas. También recomendamos que consulte Biblioteca de imágenes y Recordatorios de correo electrónico. Asimismo, al configurar ciertos elementos, como los formularios, puede configurar opciones a nivel local y sobrescribir con ellas las opciones globales definidas en la página Configuración. Puede definir ajustes globales en cualquier momento: antes de configurar la BD, después e incluso después de haber empezado a usar el sistema.
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En sistemas como el de este gestor de contratos es importante tener en cuenta ciertas acciones en momentos determinados (por ejemplo, renovar un contrato antes de que este venza). El sistema puede enviar recordatorios automáticamente mediante correos electrónicos a la persona o al grupo de personas relevantes unos días antes de la fecha en cuestión. Consulte la sección Correos electrónicos de recordatorio para más información al respecto.
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