Démarrage rapide : Administration de système
Cette rubrique recense les procédures principales nécessaires pour configurer un système ContractManager et les regroupe en catégories. L’ordre dans lequel ces procédures sont recensées sert de guide séquentiel afin de comprendre comment configurer votre système ContractManager. Néanmoins, vous devrez souvent aller et venir entre les différentes procédures.
L’administration de système peut être concomitante avec l’utilisation de systèmeVous pouvez reconfigurer la base de données, ajouter de nouveaux formulaires, modifier des paramètres et effectuer d’autres tâches administratives même après que des utilisateurs aient commencé à travailler avec le système. Toute modification admin que vous effectuez sera réfléchie du côté utilisateur dès que l’utilisateur interagit avec le système. |
Configurer la structure de données de ContractManager et la Page de démarrage
Le point de démarrage pour la configuration de la base de données est la structure de données d’échantillon de ContractManager qui est disponible lorsque vous ouvrez ContractManager pour la première fois. Si cette structure de données vous convient, vous pouvez l’utiliser sans la changer et commencer à travailler immédiatement avec votre ContractManager. Il vous suffit de supprimer les enregistrements échantillon stockés dans les conteneurs. En alternative, vous pouvez modifier la structure de données comme vous le souhaitez et changer le formatage selon vos préférences.
Les procédures principales pour la configuration de la structure de la base de données sont :
La structure des données d’appli est construite en créant une ou plusieurs hiérarchies de conteneurs (les conteneurs sont considérés être fortement liés) et en liant des conteneurs liés non hiérarchiquement les uns les autres avec ce que nous appelons des liens lâches. C’est dans un conteneur que les enregistrements liés à ce conteneur sont stockés. Par exemple, un conteneur Department contiendra des enregistrements de département, alors qu’un conteneur Company et un conteneur Person contiendra les enregistrements des entreprises et des personnes respectivement. Dans la hiérarchie du conteneur, le conteneur Department peut être un enfant du conteneur Company et le parent du conteneur Person . Lorsque vous saisissez des données pour les enregistrements Department, par exemple, l’utilisateur de l’appli peut choisir l’entreprise (parmi les entreprises disponibles) à laquelle ce département appartient.
Lorsque vous créez des conteneurs et que vous configurez la structure de données de l’appli, ce seront ces types de relations et de liens entre les bases de données que vous configurerez. Par conséquence, la structure des données fournira un réseau de relations qui permet aux données liées d’être recensées et rapportées. Pour plus d’informations concernant les conteneurs et la structure de données, voir les sections suivantes : Comment se structurent les données de l’appli, Comment sont stockées les données, Configurer une structure de base de données, Bases de données et Conteneurs.
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Dans chaque conteneur, configurer les champs qui définiront les enregistrements du conteneur. Par exemple, un conteneur Person (dans lequel des enregistrements Person sont stockés) peut être défini pour avoir des champs comme : FirstName, LastName, Email. Vous pouvez spécifier des aspects variés de chaque champ, comme des types de données ou une liste d’entrée à partir de laquelle l’utilisateur peut choisir une valeur. Vous pouvez aussi configurer des règles de validation pour des champs individuels et pour des enregistrements entiers ; cela peut servir à avertir des utilisateurs à propos d’erreurs possibles dans l’entrée de données. Voir la section Champs pour plus de détails.
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Les formulaires sont ce avec quoi l’utilisateur va interagir. Il existe plusieurs types de formulaires : formulaires de liste, formulaires d’entrée de données, formulaires de rapport, formulaires d’exportation et des formulaires d’e-mail (pour les e-mails de rappel). Chaque conteneur a son propre ensemble de formulaires. Donc, dès que des enregistrements provenant d’un conteneur sont affichés, ils seront affichés sous une forme appropriée. Un des avantages principaux de l’utilisation des formulaires sur base de conteneurs est que l’accès à chaque type de formulaire peut être défini séparément. Ainsi, vous pouvez concevoir des formulaires pour montrer des données que seuls certains utilisateurs sont autorisés à voir et/ou à éditer. Vous pouvez aussi concevoir d’autres formulaires qui ne montrent pas certaines données. Des rapports de données contenues dans un conteneur sont présentés en utilisant un formulaire de rapport de ce conteneur. De même, d’autres types de formulaires sont utilisés pour d’autres types de présentation. Les différents types de formulaires sont décrits dans la section Formulaires.
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Un ou plusieurs filtres peuvent être définis sur chaque conteneur. Un filtre limite l'affichage des enregistrements dans un conteneur sur la base de certains critères pertinents pour ce conteneur. Par exemple, pour un conteneur Contracts, vous pouvez créer un filtre qui montre uniquement des contrats qui expirent dans l’année actuelle. Un tel filtre serait construit, par exemple, en contrôlant le champ ExpiryDate des enregistrements dans le conteneur. Une fois qu’un filtre a été créé, il peut être utilisé en utilisant la configuration ainsi que l’entrée de données, par exemple, pour limiter des listes. Voir la section Filtres pour plus d’informations.
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Lorsque des utilisateurs se connectent au système soit pour saisir des données soit pour extraire des informations, ils tombent sur une Page d’Accueil, qui est leur point d’entrée dans le système. En principe, la Page d’Accueil propose l’accès aux conteneurs variés du système. Le Formulaire d’aperçu est ce qu’un administrateur utilise pour concevoir cette Page d’Accueil. Voir la section Formulaire d’aperçu pour d’informations concernant la conception de la Page d’Accueil.
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Configurer les utilisateurs de système et leurs rôles
Ces procédures déterminent qui utilisera le système ContractManager et dans quelle capacité. Vous devriez contrôler si les rôles qui sont définis dans l’ensemble de données sont conformes à vos exigences. Pour débuter, il vaut mieux utiliser uniquement les deux rôles prédéfinis, Admin et All Users. Une fois que vous vous serez familiarisé avec vos données et sa structure, le système, et vos utilisateurs, vous pouvez développer des rôles selon vos exigences.
Outre le fait de spécifier quels utilisateurs peuvent se connecter à l’appli ContractManager et leurs identifiants de connexion respectifs, vous devez aussi définir quels droits d’accès chaque utilisateur a et le rôle que chacun va jouer. Par exemple, est-ce qu’un utilisateur dans le département d’IT a accès uniquement à des contrats technologiques, ou à des contrats légaux également ; ou est-ce qu’un certain utilisateur est autorisé à détenir un rôle d’administrateur, qui permet l’accès aux paramètres de configuration de l’appli ? Ces droits d’accès sont déterminés par les rôles (voir étape suivante) donnés à chaque utilisateur. Voir les sections Utilisateurs et Rôles pour plus de détails.
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Créer des rôles différents conformément aux besoins de votre entreprise. Pour chaque rôle, définir (i) les conteneurs auxquels l’accès est autorisé, et (ii) les formulaires auxquels l’accès est autorisé et, si nécessaire, le type d'accès autorisé (par exemple : lecture/écriture ou lecture uniquement), (iii) les rapports auxquels l'accès est autorisé, (iv) si l’exportation des données est autorisée. Une fois que les rôles ont été créés, donner un ou plusieurs de ces rôles à chaque utilisateur (voir l’étape précédente). Voir les sections Utilisateurs et Rôles pour des informations détaillées.
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Paramètres globaux et mails de rappel
Au début du processus de développement, il est recommandé de vérifier les paramètres globaux disponibles et de voir comment vous pouvez les utiliser. Il vaut mieux laisser les e-mails de rappel pour la fin du processus de configuration, mais il serait utile de jeter un coup d'œil sur la documentation concernant les rappels pour voir ce qui est impliqué.
La page Paramètres propose une variété de styles, de formatage de contenu, de formatage d’impression et d’autres paramètres qui peuvent être définis pour toute l’appli. Nous recommandons que vous vous consultiez cette page pour voir quels paramètres sont disponibles et comment vous pouvez les utiliser. Les paramètres Bibliothèque d’image et les paramètres E-mails de rappel doivent être notés. Noter également que lorsque vous configurez certains items, comme des formulaires, vous pouvez spécifier des paramètres locaux et contourner les paramètres globaux définis dans la page Paramètres. Vous pouvez définir des paramètres globaux à tout moment : avant la configuration de base de données, après la configuration de base de données et même une fois que l’utilisation de système a commencé.
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Dans des systèmes comme celui d’un système de gestion de contrat, il est important de prendre certaines actions avant des dates spécifiques (par exemple, une action de renouvellement de contrat avant la date d’expiration de contrat). Le système peut envoyer automatiquement des e-mails de rappel à la ou les personnes appropriées un certain nombre de jours avant ces dates clés. Voir la section E-mails de rappel pour des informations concernant leur configuration.
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