Cómo crear una base de datos en línea: sin necesidad de programar

Las bases de datos del lado del servidor son fundamentales para las aplicaciones empresariales y las aplicaciones basadas en registros, pero el desarrollo de bases de datos requiere mucho tiempo y recursos. Los desarrolladores y administradores necesitan herramientas sencillas para definir bases de datos en línea que permitan impulsar las aplicaciones personalizadas que sus empresas necesitan para seguir siendo productivas y competitivas.

Altova RecordsManager ofrece un enfoque completamente visual para la creación de aplicaciones de bases de datos complejas sin necesidad de programación ni desarrollo de bases de datos en el servidor Es posible que sea necesario realizar ajustes. Si es así, puede refinar rápidamente la base de datos en línea utilizando una interfaz visual e intuitiva. Veamos cómo funciona.

Crear una base de datos en línea

Lo mejor de RecordsManager es que su asistente de inteligencia artificial puede generar una base de datos completa a partir de una sola instrucción. Simplemente le indica al asistente de IA qué tipo de información necesita almacenar su aplicación, y RecordsManager crea la base de datos en cuestión de segundos.

A continuación, se presenta una base de datos en línea creada para gestionar, visualizar y editar información relacionada con los contratos de una empresa.

Si desea explorar esta base de datos, esta se incluye como una de las demostraciones que se entregan con RecordsManager.

El proceso para definir la base de datos en línea es, aproximadamente, el siguiente:

1. Describa la base de datos que necesita al Asistente de Inteligencia Artificial
2. Modifique los campos, si es necesario
3. Configure los formularios, si es necesario
4. Configure los filtros
5. Diseñe la página de inicio de su aplicación
6. Permita que los usuarios finales accedan a la aplicación tanto en dispositivos móviles como de escritorio

En la base de datos, en su núcleo, se encuentran uno o varios repositorios. Estos ayudan a organizar los contenedores de datos. En el ejemplo de "Contratos", hay dos repositorios: "Contrato" y "Empresa". Estos, a su vez, contienen uno o varios contenedores de datos: "Contratos", "Grupos de empresas", "Empresas", "Departamentos", etc. Los repositorios se utilizan únicamente con fines organizativos: los contenedores de datos se pueden mover entre repositorios según sea necesario. De hecho, toda la estructura de la base de datos en línea se puede modificar en cualquier momento, incluso después de que se hayan introducido los datos.

Campos en la base de datos en línea

Cada contenedor de datos incluirá una serie de campos para mostrar información, o, cuando sea aplicable, para que los usuarios finales puedan ingresar datos. A continuación, se presentan los campos que se han definido para los registros en el contenedor de datos "Personas". La definición es un proceso completamente visual, con numerosas opciones integradas (texto, número, fecha, autoincremento, recordatorios, imágenes, etc.) para personalizar según sea necesario.

Formularios para la introducción y visualización de datos

Una vez que se han definido los campos, estos pueden organizarse en formularios. Los formularios son la interfaz con la que el usuario interactuará en su aplicación. Puede definir formularios para diversos propósitos, como mostrar datos, introducir datos, mostrar informes, exportar datos y formatear correos electrónicos de recordatorio. Para cada contenedor de datos, se define un conjunto de formularios que utilizan campos específicos de ese contenedor.

Una de las mayores ventajas de usar formularios basados en contenedores es que se puede configurar el acceso a cada tipo de formulario por separado. Como resultado puede diseñar algunos formularios para que muestren datos solamente a los usuarios con los permisos de visualización o edición correspondientes. También puede diseñar formularios que limiten la cantidad de datos que se muestran en función de lo que el usuario necesite ver en cada momento.

Al igual que al definir la estructura y la jerarquía de su base de datos en línea, la creación de formularios para su aplicación es un proceso completamente visual que no requiere código. Tendrá control total sobre cómo se presenta la información. Simplemente seleccione los campos que desea mostrar y, con unos simples clics, cree tablas, agrupe los datos según ciertos criterios y ofrezca a los usuarios finales opciones de búsqueda sencillas para que puedan encontrar rápidamente lo que necesitan.

En el editor de formularios que se muestra a continuación, hemos creado un formulario para mostrar los contratos agrupados por categoría. El número de identificación del contrato, el título y el estado se muestran en una tabla.

Y aquí se muestra la vista resultante para los usuarios finales. Este usuario final tiene permisos para ver y editar los registros que se muestran.

Para ver lo fácil que es crear formularios para su aplicación de base de datos en línea de esta manera, consulte los ejemplos animados en nuestras diferentes páginas de formularios.

Definir filtros de datos

Una vez que haya creado sus contenedores de datos, campos y formularios, puede utilizar herramientas visuales en RecordsManager para definir filtros que restrinjan la visualización de registros en determinadas situaciones.

Los filtros pueden ser simples o complejos y tienen numerosos usos y ventajas, que incluyen:

1. Filtrar los datos de los formularios de lista y de informe

2. Limitar el acceso de los usuarios a los datos

3. Seleccionar previamente qué usuarios agregar a los grupos de alerta para que reciban recordatorios

4. Predefinir búsquedas para los distintos contenedores de datos

5. Para permitir a los usuarios finales realizar búsquedas de forma más rápida

En nuestra base de datos en línea, el administrador ha creado varios filtros dentro del conjunto de datos de "Contratos" para ayudar a los usuarios finales a encontrar rápidamente la información que necesitan.

Crear un filtro es un proceso visual e intuitivo, que se realiza mediante clics. A continuación, se explica cómo se define el filtro para mostrar los contratos de los usuarios que expiran en 90 días:

Roles y permisos de la base de datos

Definir roles y permisos detallados para el acceso a la aplicación y editar los datos en su base de datos en línea en RecordsManager es, como puede imaginar, un proceso sencillo e intuitivo. A continuación, se muestra una vista de los permisos configurados para los usuarios asignados al rol de "Marketing" para la base de datos de contratos.

Facilite el uso para los usuarios finales

Las bases de datos en línea integradas en RecordsManager incluyen una amplia gama de herramientas y funcionalidades diseñadas para que sean fáciles de usar y navegar para los usuarios finales. Estas incluyen:

• Directrices para la edición y opciones de validación

• Consejos para la edición y opciones de formulario predefinidas

• Scripts que actualizan otros campos en base a una entrada de datos

• Herramientas de seguimiento de cambios y de auditoría

• Recordatorios dentro de la aplicación y por correo electrónico

• Uso sin conexión

• Automático diseño adaptable

El siguiente ejemplo muestra cómo configurar un mensaje de advertencia de validación cuando un usuario introduce una fecha firmada que es posterior a la fecha de vigencia de un contrato.

Y el mensaje de advertencia que se muestra al usuario final cuando la validación falla:

Cuando esté listo para implementar su base de datos en línea, los usuarios finales podrán acceder a ella a través del dispositivo que prefieran. Su aplicación estará disponible para los usuarios en cualquier ordenador de escritorio a través de un navegador web, y también se podrá acceder a ella en cualquier momento a través de aplicaciones nativas para iOS y Android.

Comenzar a usar RecordsManager es completamente gratuito. Descubra lo fácil que es crear una base de datos en línea potente con este enfoque visual y sin necesidad de programación.