--- title: "A Perspetiva de um Conselheiro Jurídico sobre Ferramentas de Gestão de Contratos" date: "2021-02-03" categories: - "apps" - "cloud" - "contract-management" tags: - "altova-cloud" - "case-study" - "contract-management" - "contractmanager" description: Explore as vantagens de ferramentas eficazes de gestão de contratos, sob a perspetiva de um diretor jurídico. Descubra a flexibilidade e as funcionalidades baseadas na nuvem do Altova ContractManager. --- Status: #blog Tags: #altova-cloud #case-study #contract-management #contractmanager Categories: [cloud](/blog/pt/category/cloud.md) | [regulatory-solutions](/blog/pt/category/regulatory-solutions.md) # A Perspetiva de um Conselheiro Jurídico sobre Ferramentas de Gestão de Contratos A gestão de contratos é uma questão importante para a maioria das empresas, grandes e pequenas. Dada a variedade de abordagens e ferramentas disponíveis, a escolha de uma solução pode ser uma tarefa complexa. A minha opinião é simples: utilizamos o Altova ContractManager para todos os nossos contratos. Modificámos alguns campos para permitir o acompanhamento de prazos para marcas e patentes, bem como para armazenar registos de direitos de autor. Se tiver prazos a cumprir ou precisar de armazenar documentos específicos, o ContractManager pode ser adaptado para atender às suas necessidades. É uma plataforma excelente, flexível e fácil de usar. Talvez eu seja um pouco tendencioso, já que sou o Diretor Jurídico da Altova e participei no desenvolvimento do produto – o que, por si só, é uma história interessante. ![Estudo de caso sobre gestão de contratos](/blog/images/contract-management-case-study.jpg) ## Por que escolher o ContractManager? O [Altova ContractManager](https://www.altova.com/pt/contractmanager) é ideal para empresas que procuram uma forma acessível de gerir contratos. Por "acessível", refiro-me ao facto de que as licenças para três utilizadores, com um número ilimitado de contratos, custarão menos de 1000 dólares por ano. O preço é difícil de igualar. O produto também se destaca por oferecer apenas o que é necessário, sem funcionalidades adicionais complexas e dispendiosas. Além disso, se tem uma equipa pequena de utilizadores e procura uma forma simples de armazenar e recuperar documentos, com a utilização de um sistema de organização abrangente, não conheço uma opção melhor do que o Altova ContractManager. ## O meu desafio na gestão de contratos Comecei esta jornada herdando um sistema de software antigo. A configuração de modelos e campos exigia conhecimentos avançados de programação ou a contratação da empresa que o desenvolveu para realizar as alterações. Além disso, tinha inúmeros campos que simplesmente não eram relevantes e não havia forma de os remover. Os cliques desnecessários eram demorados e irritantes. Criar relatórios lembrava-me de programar numa língua estrangeira; nos meus oito anos a utilizá-lo, nunca consegui perceber como criar um relatório. E, considerando o preço anual, era preciso encontrar uma solução diferente. Na conferência anual da Associação de Advogados de Empresas (ACC), dediquei muitas horas a conversar com vendedores entusiasmados e a experimentar as demonstrações dos produtos. Todos os sistemas eram demasiado complexos, envolviam demasiadas funcionalidades ou eram demasiado caros. Não precisava nem queria funcionalidades como o encaminhamento do ciclo de vida dos contratos, análises de inteligência artificial ou geradores automáticos de contratos – apenas queria armazenar os meus contratos e saber quando tinha de tratar das renovações. Embora essas funcionalidades pudessem ser úteis, certamente não iriam poupar tempo à minha equipa jurídica nem justificar os custos. Não havia forma de justificar um investimento de 30.000 dólares por ano. ## Se você o construir.. Após expressar a minha frustração ao CEO, ele sugeriu que criássemos algo internamente. A Altova, afinal, tem vindo a comercializar ferramentas para desenvolvedores de software há mais de uma década. Além disso, já tínhamos desenvolvido uma plataforma para.. [Desenvolvimento de aplicações para dispositivos móveis e para empresas](https://www.altova.com/pt/mobiletogether). Por que não disponibilizar uma ferramenta de gestão de contratos em computadores e dispositivos móveis? Talvez as necessidades do departamento jurídico pudessem ser transformadas numa fonte de lucro para a empresa. Afinal, se eu estou a ter dificuldades em encontrar a solução certa, certamente existem muitas outras pessoas com o mesmo problema. Imagino que nem todos possam simplesmente contactar os desenvolvedores para obter ajuda, e esta possibilidade despertou o meu interesse. Nos meses seguintes, foi necessário que eu definisse cuidadosamente o que pretendia num sistema. O sistema básico foi criado em questão de meses. Novas funcionalidades foram introduzidas semanalmente. ![Software de gestão de contratos da Altova](/blog/images/altova-contract-management.png) Ao analisar todas as opções apresentadas na conferência da ACC, ficou claro que nem todas as empresas têm as mesmas necessidades. Portanto, qualquer solução que decidíssemos implementar tinha de ser extremamente flexível e facilmente personalizável. A maioria dos advogados não são conhecidos pela sua familiaridade com a tecnologia, por isso, a solução tinha de ser simples e intuitiva. Com o ContractManager, criámos alguns modelos padrão que devem ser úteis para a maioria dos utilizadores. No entanto, como é possível adicionar ou remover campos, aplicar lógica a esses campos e movê-los para qualquer lugar da tela, a personalização é limitada apenas pela sua imaginação. Tal como muitos de vocês, não quero um sistema que apenas gerencie contratos – eu queria algo que também gerenciasse outros tipos de prazos. Tendo uma formação em propriedade intelectual, fazia todo o sentido para mim que este sistema também gerasse alertas para os prazos das minhas marcas registadas. E por que não os registos de patentes? Eu precisava de um local para guardar os meus registos de direitos de autor e receber lembretes para tratar dos próximos. ![Pesquisar na base de dados de gestão de contratos](/blog/images/search-contracts-1.png) Criámos até mesmo um banco de dados separado, dedicado exclusivamente à organização de software de código aberto e a diversas taxonomias utilizadas com as nossas ferramentas. Desenvolvemos um modelo de exemplo para estes elementos, que preenche automaticamente a maioria dos campos de categoria e inclui lembretes, além de adicionar as respostas mais comuns em menus suspensos. Assim, o que antes era um processo que demorava cinco minutos, passou a ser um processo de apenas 30 segundos. Se você ou os seus funcionários precisam registar e inserir repetidamente os mesmos tipos de documentos, a utilização destes modelos irá poupar tempo (e evitar frustrações).   ![Adicionar diferentes tipos de contratos ao sistema de gestão de contratos ](/blog/images/altova-contract-management-solution.png) O ContractManager possui todas as funcionalidades tradicionais de uma solução de gestão de contratos. Para mencionar apenas algumas, o ContractManager oferece diversos modelos para visualizar e organizar os dados. Se desejar, pode ordenar os dados por datas de vencimento, nome da empresa, categoria, etc. É incrivelmente fácil alternar entre diferentes visualizações utilizando os menus suspensos. ![Pesquisar contratos utilizando diversos critérios](/blog/images/contract-search-by-date.png) ## Migração de um sistema antigo Um dos principais obstáculos que considerei foi a transição do sistema antigo para o novo. Tínhamos um sistema legado que não me permitia exportar os dados diretamente – tinha de recorrer aos serviços deles. Além disso, o fornecedor teve de criar uma ferramenta especial para converter tudo numa base de dados simples, o que ia comprometer a minha estrutura. Como eu estava a deixar a empresa, temia que eles não fossem muito prestativos durante a minha transição. O que aprendi foi que isso era, em certa medida, intencional: as empresas querem dificultar ao máximo a mudança. Depois de expressar as minhas preocupações ao CEO, ele brincou comigo, dizendo que este era um problema simples. Mais uma vez, tenho a sorte de trabalhar numa empresa que se especializa na extração e manipulação de dados de bases de dados. Utilizando os nossos dois produtos populares, o [MapForce](https://www.altova.com/pt/mapforce) e o [XMLSpy](https://www.altova.com/pt/xmlspy-xml-editor), a extração dos dados e a sua importação para o nosso novo sistema foram relativamente simples. Assim, uma tarefa que antes me parecia assustadora tornou-se a menos preocupante das minhas responsabilidades. Com os dados antigos introduzidos no novo sistema, ainda era necessário realizar algumas correções. Considerei a tarefa como arrumar uma gaveta da cozinha. A desorganização estava ali há algum tempo – só precisava de um motivo para a organizar. Para nós, isso significou uma atualização rápida dos nossos processos de organização de documentos e a reorganização das categorias. Sinceramente, esta era uma tarefa que estava atrasada há oito anos. Agora, as categorias e agrupamentos estão mais organizados, os registos inativos foram corrigidos para "concluídos" ou "inativos", e o sistema de "lembretes" foi atualizado. Foi necessário rever a maioria dos registos para preencher campos em falta, atualizá-los e adicionar lembretes, algo que não podíamos fazer antes. Dito isto, não considero a correção da base de dados como resultado da mudança, mas sim como uma tarefa que me obrigou a fazer algo que deveria ter feito há muito tempo. A Altova está aqui para o ajudar na migração. Trabalharemos consigo e transferiremos a sua configuração existente para o ContractManager, sem custos adicionais. Utilizamos as nossas ferramentas para localizar os dados no seu sistema e importá-los para o ContractManager. Naturalmente, se tiver pessoas familiarizadas com o MapForce e o XMLSpy, poderá fazer a migração por conta própria. Estaremos disponíveis para ajudar caso surjam problemas. Podemos adaptar o seu sistema atual para o novo. A partir daí, poderá querer adicionar categorias e reorganizar alguns dados. Estamos aqui para o ajudar a configurar a estrutura. A transição provavelmente exigirá uma análise dos seus registos e uma "limpeza" geral, mas a parte técnica mais complexa será provavelmente realizada por nós. ## Gestão de contratos baseada na nuvem Outra característica importante do ContractManager é que ele é baseado na nuvem. Se tiver um navegador de internet, pode aceder a ele a qualquer momento (a menos que configure parâmetros para impedir isso). Assim, quando trabalho em casa, seja no computador principal, no portátil na varanda, ou num computador pessoal ou partilhado no escritório, posso aceder facilmente aos meus registos. Posso até iniciar sessão no ContractManager e ter acesso a todas as funcionalidades a partir de um telemóvel ou tablet, mesmo quando estou no comboio ou numa reunião com um cliente. ![Gerencie os contratos com a aplicação móvel ContractManager](/blog/images/ContractManager-mobile.png) O Altova ContractManager é uma excelente plataforma que irá simplificar o seu trabalho. Pode ser configurada de acordo com as suas necessidades e está acessível em qualquer lugar. Considerando o preço, é imbatível. É fácil experimentar o ContractManager para perceber como funciona. Basta criar uma conta na [Altova Cloud](https://altova.cloud/) e iniciar um período de teste gratuito de 30 dias. Não será necessário fornecer os dados do seu cartão de crédito, os nossos comerciais não entrarão em contacto consigo, e leva apenas cerca de um minuto para começar. ![Aplicação para gestão de contratos baseada na nuvem](/blog/images/cloud-contract-management.png) * * *