--- title: "Het standpunt van een juridisch adviseur over tools voor contractbeheer" date: "2021-02-03" categories: - "apps" - "cloud" - "contract-management" tags: - "altova-cloud" - "case-study" - "contract-management" - "contractmanager" description: Ontdek waardevolle inzichten over effectieve tools voor contractbeheer, vanuit het perspectief van een juridisch adviseur. Ontdek de flexibiliteit en de cloud-gebaseerde functies van Altova ContractManager. --- Status: #blog Tags: #altova-cloud #case-study #contract-management #contractmanager Categories: [cloud](/blog/nl/category/cloud.md) | [regulatory-solutions](/blog/nl/category/regulatory-solutions.md) # Het standpunt van een juridisch adviseur over tools voor contractbeheer Contractbeheer is een belangrijk onderwerp voor de meeste bedrijven, zowel grote als kleine. Gezien de diversiteit aan methoden en tools die worden gebruikt, kan het kiezen van een passende oplossing een complexe taak zijn. Mijn mening is simpel: wij gebruiken Altova ContractManager voor al onze contracten. We hebben enkele velden aangepast om deadlines voor merken en patenten bij te houden en auteursrechtregistraties op te slaan. Als u een deadline heeft of documenten moet opslaan die niet standaard zijn, kan ContractManager worden aangepast om aan uw behoeften te voldoen. Het is een uitstekend platform dat flexibel en gebruiksvriendelijk is. Misschien ben ik een beetje bevooroordeeld, omdat ik, nou ja, de juridisch directeur van Altova ben en heb geholpen bij het ontwerpen van het product – wat op zich al een interessant verhaal is. ![Casestudy over contractmanagement](/blog/images/contract-management-case-study.jpg) ## Waarom kiezen voor ContractManager? [Altova ContractManager](https://www.altova.com/nl/contractmanager) is ideaal voor bedrijven die een betaalbare manier zoeken om contracten te beheren. Met "betaalbaar" bedoel ik dat licenties voor drie gebruikers, voor een onbeperkt aantal contracten, minder dan $1000 per jaar kosten. De prijs is moeilijk te overtreffen. Het product blinkt er ook in uit om u alleen te bieden wat u nodig heeft, zonder onnodige en dure toevoegingen. Bovendien, als u een klein team van gebruikers heeft en een eenvoudige manier zoekt om documenten op te slaan en op te halen, met behulp van een uitgebreid systeem voor documentbeheer, dan ken ik geen betere optie dan Altova ContractManager. ## Mijn uitdaging op het gebied van contractbeheer Ik ben deze reis begonnen met het overnemen van een verouderd softwaresysteem. Het instellen van templates en velden vereiste geavanceerde softwarekennis of het inschakelen van de leverancier om wijzigingen aan te brengen. Bovendien had het talloze velden die simpelweg niet relevant waren, en er was geen manier om ze te verwijderen. De onnodige klikken kostten veel tijd en waren erg vervelend. Het genereren van rapporten leek op programmeren in een vreemde taal – in de acht jaar dat ik het gebruikte, heb ik nooit begrepen hoe ik een rapport moest maken. En met de jaarlijkse kosten moesten we iets anders gaan doen. Tijdens de jaarlijkse conferentie van de Association of Corporate Counsel (ACC) heb ik uren doorgebracht met verkopers, die vol enthousiasme hun producten demonstreerden. Alle systemen waren te complex, te uitgebreid of te duur. Ik had geen behoefte aan functies zoals contractbeheer, AI-analyses of automatische contractgeneratoren – ik wilde simpelweg mijn contracten opslaan en weten wanneer ik verlengingen moest behandelen. Hoewel die functies wellicht nuttig kunnen zijn, zouden ze mijn juridisch team zeker geen tijd besparen en de kosten niet rechtvaardigen. Er was geen enkele manier om de kosten van 30.000 dollar per jaar te rechtvaardigen. ## Als je het bouwt Nadat ik mijn frustratie met de CEO had geuit, stelde hij voor dat we zelf iets zouden ontwikkelen. Altova verkoopt immers al meer dan tien jaar softwareontwikkelingstools. We hadden ook al een platform ontwikkeld voor [Het ontwikkelen van mobiele en bedrijfsapplicaties](https://www.altova.com/nl/mobiletogether). Waarom niet een tool voor contractbeheer beschikbaar maken op zowel pc's als mobiele apparaten? Misschien kunnen de behoeften van de juridische afdeling worden omgezet in een winstbron voor het bedrijf. Uiteindelijk, als ik moeite heb om de juiste oplossing te vinden, dan moeten er nog veel meer mensen zijn met hetzelfde probleem. Ik vermoed dat niet veel mensen eenvoudigweg contact kunnen opnemen met de ontwikkelaars om hulp te vragen, en dit idee sprak me aan. De komende maanden brachten met zich mee dat ik echt moest uitwerken wat ik in een dergelijk systeem wilde. Het basisysteem werd in enkele maanden ontwikkeld. Nieuwe en interessante functies werden wekelijks geïntroduceerd. ![Contractbeheer software van Altova](/blog/images/altova-contract-management.png) Tijdens de ACC-conferentie bleek uit de verschillende opties dat niet alle bedrijven dezelfde wensen hebben. Daarom moest alles wat we zouden ontwikkelen uiterst flexibel en gemakkelijk aanpasbaar zijn. De meeste juristen staan er niet om bekend technisch onderlegd te zijn, dus het moest eenvoudig en intuïtief zijn. Met ContractManager hebben we een aantal standaardtemplates gemaakt die voor de meeste gebruikers aantrekkelijk zouden moeten zijn. Omdat u echter velden kunt toevoegen of verwijderen, logica kunt toepassen op die velden en ze overal op het scherm kunt plaatsen, zijn de mogelijkheden alleen beperkt door uw eigen creativiteit. Net als velen van u, wilde ik geen systeem dat alleen contracten beheert – ik wilde iets dat ook andere soorten deadlines zou kunnen beheren. Met mijn achtergrond in intellectueel eigendom, leek het logisch dat dit systeem ook mijn deadlines voor merkenregistraties zou moeten beheren. Waarom niet ook patentgegevens? Ik had een plek nodig om mijn auteursrechtenregistraties op te slaan en een herinnering om de volgende reeks aan te vragen. ![Zoeken in de database voor contractbeheer](/blog/images/search-contracts-1.png) We hebben zelfs een aparte database opgezet, uitsluitend voor het organiseren van open-source software en de verschillende classificatiesystemen die worden gebruikt met onze softwaretools. We hebben een voorbeeldtemplate gemaakt voor deze items, die automatisch de meeste categorievelden invult en herinneringen toevoegt, terwijl de meest voorkomende antwoorden in keuzelijsten worden weergegeven. Hierdoor is een proces dat voorheen vijf minuten in beslag nam, nu in slechts 30 seconden te voltooien. Als u of uw medewerkers voortdurend dezelfde soorten documenten moeten registreren en invoeren, dan bespaart het gebruik van deze templates veel tijd (en frustratie).   ![Het toevoegen van verschillende soorten overeenkomsten aan het contractbeheersysteem ](/blog/images/altova-contract-management-solution.png) ContractManager beschikt over alle traditionele functies van een oplossing voor contractbeheer. Om er slechts een paar te noemen, biedt ContractManager diverse sjablonen om gegevens te bekijken en te organiseren. U kunt de gegevens sorteren op vervaldatums, bedrijfsnaam, categorie, enzovoort. Het is ongelooflijk eenvoudig om van de ene weergave naar de andere te schakelen met behulp van de keuzelijsten. ![Zoek naar contracten met behulp van verschillende criteria](/blog/images/contract-search-by-date.png) ## Migreren van een oud systeem Een van de grootste obstakels die ik zag, was de overgang van het oude systeem naar het nieuwe. We hadden een verouderd systeem dat me niet toestond om de data zelf te exporteren – ik moest hun diensten gebruiken. Bovendien moest de leverancier een speciaal programma ontwikkelen om alles om te zetten in een eenvoudige database, wat mijn bestaande structuur zou vernielen. Omdat ik van hen wilde vertrekken, vreesde ik dat ze me niet erg zouden helpen bij deze overgang. Wat ik heb geleerd, is dat dit deels opzettelijk was: bedrijven willen het zo moeilijk mogelijk maken om over te stappen. Nadat ik mijn bezorgdheid had geuit aan de CEO, maakte hij er een grap van en zei dat dit een eenvoudig probleem was. Ik ben opnieuw blij dat ik voor een bedrijf werk dat gespecialiseerd is in het extraheren en manipuleren van data uit een database. Met behulp van onze twee populaire producten, [MapForce](https://www.altova.com/nl/mapforce) en [XMLSpy](https://www.altova.com/nl/xmlspy-xml-editor), was het vrij eenvoudig om de data te extraheren en in ons nieuwe systeem te importeren. Zo simpel was het, en wat ooit een beangstigende taak was, werd plotseling het minste van mijn zorgen. Nadat de oude gegevens in het nieuwe systeem waren ingevoerd, was er nog wat opruimwerk nodig. Ik beschouwde de taak als het opruimen van de onderste keukula. De rommel lag er al een tijdje – je hebt alleen een reden nodig om het te organiseren. Voor ons betekende dit een snelle aanpassing van onze archiveringsprocessen en een herindeling van de categorieën. Eerlijk gezegd was dit een taak die al acht jaar te lang had moeten gebeuren. Nu zijn de categorieën en groepen gestroomlijnd, inactieve dossiers zijn aangepast naar "gesloten" of "inactief", en het "herinneringssysteem" is bijgewerkt. We moesten de meeste dossiers controleren om lege velden in te vullen, ze bij te werken en herinneringen toe te voegen, wat we voorheen niet konden doen. Kortom, ik beschouw het bijwerken van de database niet als een gevolg van de overstap, maar gewoon als een taak die me dwingt om iets te doen dat ik al lang geleden had moeten doen. Altova staat klaar om u te helpen bij de overgang. We werken samen met u en migreren uw bestaande systeem naar ContractManager, zonder extra kosten. We gebruiken onze tools om de gegevens in uw systeem te vinden en deze te importeren in ContractManager. Uiteraard kunt u dit zelf doen als u mensen in dienst heeft die bekend zijn met MapForce en XMLSpy. We staan klaar om te helpen als er problemen optreden. We kunnen uw bestaande systeem aanpassen aan het nieuwe systeem. Vervolgens kunt u categorieën toevoegen en gegevens verplaatsen. Wij helpen u graag bij het opzetten van de structuur. De overgang zal waarschijnlijk een controle van uw gegevens en een algemene "opruiming" vereisen, maar het technische, stressvolle deel zal waarschijnlijk voor u worden afgehandeld. ## Contractbeheer via de cloud Een ander belangrijk kenmerk van ContractManager is dat het een cloud-gebaseerd systeem is. Als u een internetbrowser heeft, kunt u er op elk moment bij, tenzij u instellingen heeft geconfigureerd om dit te blokkeren. Dus, of ik nu vanuit huis werk, of het nu de hoofdcomputer is, de laptop op het terras, of een persoonlijke of gedeelde computer op kantoor, ik kan eenvoudig toegang krijgen tot mijn gegevens. Ik kan zelfs inloggen op ContractManager en gebruikmaken van alle functionaliteiten via een telefoon of tablet, zelfs als ik onderweg ben in de trein of tijdens een klantgesprek. ![Beheer contracten met de mobiele app ContractManager](/blog/images/ContractManager-mobile.png) Altova ContractManager is een uitstekend platform dat uw leven gemakkelijker maakt. U kunt het configureren zoals u wilt. Het is overal toegankelijk. Voor de prijs is het ongeëvenaard. Het is eenvoudig om ContractManager uit te proberen en te ervaren hoe het werkt. Maak gewoon een account aan in de [Altova Cloud](https://altova.cloud/) en start een gratis proefperiode van 30 dagen. U hoeft geen creditcardgegevens in te voeren, onze verkopers nemen geen contact met u op, en het kost slechts ongeveer een minuut om te beginnen. ![Een cloud-gebaseerde app voor contractbeheer](/blog/images/cloud-contract-management.png) * * *