--- title: "Die Sicht eines Rechtsberaters zu Vertragsmanagement-Tools" date: "2021-02-03" categories: - "apps" - "cloud" - "contract-management" tags: - "altova-cloud" - "case-study" - "contract-management" - "contractmanager" description: Erfahren Sie mehr über effektive Tools für das Vertragsmanagement aus der Perspektive eines General Counsel. Entdecken Sie die Flexibilität und die cloudbasierten Funktionen von Altova ContractManager. --- Status: #blog Tags: #altova-cloud #case-study #contract-management #contractmanager Categories: [cloud](/blog/de/category/cloud.md) | [regulatory-solutions](/blog/de/category/regulatory-solutions.md) # Die Sicht eines Rechtsberaters zu Vertragsmanagement-Tools Das Vertragsmanagement ist ein wichtiges Thema für die meisten Unternehmen, sowohl große als auch kleine. Angesichts der Vielzahl an Ansätzen und Tools, die verwendet werden, kann die Auswahl einer geeigneten Lösung eine herausfordernde Aufgabe sein. Meine Meinung ist einfach: Wir verwenden Altova ContractManager für alle unsere Verträge. Wir haben einige Felder angepasst, um Fristen für Marken und Patente zu verfolgen und Urheberrechtsanmeldungen zu speichern. Wenn Sie Fristen haben oder ungewöhnliche Dokumente speichern müssen, kann ContractManager angepasst werden, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Es ist eine hervorragende Plattform, die flexibel und einfach zu bedienen ist. Vielleicht bin ich ein wenig voreingenommen, da ich als General Counsel von Altova tätig bin und bei der Produktentwicklung mitgeholfen habe – was an sich schon eine interessante Geschichte ist. ![Fallstudie zum Vertragsmanagement](/blog/images/contract-management-case-study.jpg) ## Warum sollten Sie sich für ContractManager entscheiden? [Altova ContractManager](https://www.altova.com/de/contractmanager) ist ideal für Unternehmen, die eine kostengünstige Möglichkeit zur Verwaltung von Verträgen suchen. Mit "kostengünstig" meine ich, dass Lizenzen für drei Benutzer für eine unbegrenzte Anzahl von Verträgen weniger als 1000 US-Dollar pro Jahr kosten werden. Die Kosten sind schwer zu übertreffen. Das Produkt zeichnet sich außerdem dadurch aus, dass es Ihnen nur das bietet, was Sie wirklich benötigen, ohne unnötige und teure Zusatzfunktionen. Darüber hinaus, wenn Sie ein kleines Team von Benutzern haben und eine einfache Möglichkeit suchen, Dokumente zu speichern und abzurufen, und zwar unter Verwendung eines umfassenden Ablagesystems, kenne ich keine bessere Option als Altova ContractManager. ## Meine Herausforderung im Vertragsmanagement Ich habe diese Aufgabe mit der Übernahme eines veralteten Softwaresystems begonnen. Die Einrichtung von Vorlagen und Feldern erforderte fortgeschrittene Kenntnisse in der Softwareentwicklung oder die Beauftragung des Herstellers, um Änderungen vorzunehmen. Außerdem enthielt es unzählige Felder, die schlichtweg irrelevant waren und die man nicht entfernen konnte. Die unnötigen Klicks waren zeitaufwendig und frustrierend. Das Erstellen von Berichten erinnerte mich an das Programmieren in einer Fremdsprache – in den acht Jahren, in denen ich es genutzt habe, habe ich nie herausgefunden, wie man einen Bericht erstellt. Und angesichts des jährlichen Preises mussten wir eine andere Lösung finden. Auf der jährlichen Konferenz der Association of Corporate Counsel (ACC) habe ich viele Stunden damit verbracht, mit interessierten Vertriebsmitarbeitern zu sprechen und deren Produktvorführungen auszuprobieren. Alle Systeme waren entweder zu kompliziert, zu umfangreich oder zu teuer. Ich benötigte weder Funktionen zur automatischen Weiterleitung von Verträgen im gesamten Lebenszyklus, noch KI-Analysen oder automatische Vertragsgeneratoren – ich wollte lediglich meine Verträge speichern und wissen, wann ich Verlängerungen berücksichtigen musste. Obwohl diese Funktionen möglicherweise nützlich sein können, würden sie meinem Rechtsteam sicherlich keine Zeit sparen und die Kosten nicht rechtfertigen. Es bestand keine Möglichkeit, 30.000 Dollar pro Jahr zu rechtfertigen. ## Wenn Sie es bauen.. Nachdem ich meine Frustration gegenüber meinem CEO geäußert hatte, schlug er vor, dass wir etwas intern entwickeln sollten. Schließlich verkauft Altova seit über einem Jahrzehnt Softwareentwicklungstools. Außerdem hatten wir bereits eine Plattform entwickelt [Entwicklung von mobilen Anwendungen und Unternehmensanwendungen](https://www.altova.com/de/mobiletogether)Warum sollte man kein Tool zur Vertragsverwaltung auf PCs und mobilen Geräten anbieten? Vielleicht könnten die Bedürfnisse der Rechtsabteilung in einen profitablen Bereich für das Unternehmen umgewandelt werden. Schließlich, wenn ich Schwierigkeiten habe, die richtige Lösung zu finden, gibt es bestimmt viele andere, die das gleiche Problem haben. Ich vermute, dass nicht viele die Möglichkeit haben, sich einfach an die Entwickler zu wenden, um eine Lösung zu finden, und diese Option hat mich sehr interessiert. In den nächsten Monaten musste ich genau planen, welche Funktionen ich in einem solchen System benötigte. Das Grundsystem wurde in wenigen Monaten entwickelt. Neue und interessante Funktionen wurden wöchentlich eingeführt. ![Vertragsmanagement-Software von Altova](/blog/images/altova-contract-management.png) Bei der Betrachtung aller Optionen auf der ACC-Konferenz wurde deutlich, dass nicht alle Unternehmen die gleichen Anforderungen haben. Daher musste jede Entscheidung, die wir trafen, äußerst flexibel und leicht anpassbar sein. Da die meisten Anwälte nicht für ihre technischen Kenntnisse bekannt sind, musste die Bedienung einfach und intuitiv sein. Mit ContractManager haben wir einige Standardvorlagen erstellt, die den meisten Nutzern gefallen sollten. Da Sie jedoch Felder hinzufügen oder entfernen, Logik auf diese Felder anwenden und sie überall auf dem Bildschirm platzieren können, sind die Möglichkeiten nur durch Ihre Vorstellungskraft begrenzt. Wie viele von Ihnen, wollte ich kein System, das nur Verträge verwaltet – ich suchte etwas, das auch andere Arten von Fristen verwalten könnte. Angesichts meines Hintergrunds im Bereich des geistigen Eigentums erschien es mir logisch, dass dieses System auch meine Markenfristen verwalten sollte. Warum nicht auch Patentunterlagen? Ich brauchte einen Ort, an dem ich meine Urheberrechtsanmeldungen speichern und mich daran erinnern lassen konnte, die nächste Reihe von Anmeldungen vorzunehmen. ![Suche in der Datenbank für Vertragsmanagement](/blog/images/search-contracts-1.png) Wir haben sogar eine separate Datenbank eingerichtet, die ausschließlich zur Organisation von Open-Source-Software und verschiedenen Klassifikationssystemen dient, die mit unseren Software-Tools verwendet werden. Wir haben eine Vorlage für diese Elemente erstellt, die die meisten Kategoriefelder automatisch ausfüllt und Erinnerungen hinzufügt, während die häufigsten Antworten in Dropdown-Menüs verfügbar sind. Was früher ein fünfminütiger Prozess war, ist nun in 30 Sekunden erledigt. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter immer wieder die gleichen Arten von Dokumenten erfassen und eingeben müssen, dann sparen Sie mit der Verwendung dieser Vorlagen Zeit (und Nerven).   ![Das Hinzufügen verschiedener Arten von Vereinbarungen zum Vertragsmanagementsystem ](/blog/images/altova-contract-management-solution.png) ContractManager bietet alle typischen Funktionen einer Lösung für das Vertragsmanagement. Es verfügt beispielsweise über zahlreiche Vorlagen, um Daten anzuzeigen und zu organisieren. Sie können die Daten nach Fälligkeitsdaten, Firmennamen, Kategorien usw. sortieren. Es ist äußerst einfach, zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln, indem Sie die Dropdown-Menüs verwenden. ![Suchen Sie nach Verträgen anhand verschiedener Kriterien](/blog/images/contract-search-by-date.png) ## Umstellung von einem alten System Eine der größten Herausforderungen, die ich in Betracht ziehen musste, war der Übergang vom alten zum neuen System. Wir hatten ein veraltetes System, das es mir nicht erlaubte, die Daten selbst zu exportieren – ich musste ihre Dienstleistungen nutzen. Darüber hinaus musste der Anbieter ein spezielles Tool entwickeln, um alles in eine einfache Datenbank zu konvertieren, was meine bestehende Struktur zerstören würde. Da ich das Unternehmen verlassen wollte, befürchtete ich, dass sie bei meinem Übergang wenig hilfreich sein würden. Was ich gelernt habe, ist, dass dies teilweise absichtlich geschieht – Unternehmen wollen es so schwierig wie möglich machen, zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Nachdem ich meine Bedenken dem Geschäftsführer mitgeteilt hatte, machte er mich scherzhaft darauf aufmerksam, dass dies ein einfaches Problem sei. Ich bin erneut froh, für ein Unternehmen zu arbeiten, das sich auf die präzise Analyse und Bearbeitung von Daten aus Datenbanken spezialisiert hat. Mit unseren beiden beliebten Produkten [MapForce](https://www.altova.com/de/mapforce) und [XMLSpy](https://www.altova.com/de/xmlspy-xml-editor) war es relativ einfach, die Daten zu extrahieren und in unser neues System zu importieren. So wurde diese einst beängstigende Aufgabe plötzlich zu einer meiner geringsten Sorgen. Nachdem die alten Daten in das neue System übertragen worden waren, war noch etwas Aufräumarbeit erforderlich. Ich betrachtete diese Aufgabe wie das Ausmisten einer Küchenschublade. Der Unrat war schon eine Weile dort – man braucht nur einen Anlass, um Ordnung zu schaffen. Für uns bedeutete das eine schnelle Anpassung unserer Ablageprozesse und eine Neuorganisation der Kategorien. Ehrlich gesagt, war dies eine Aufgabe, die seit acht Jahren aufgeschoben worden war. Jetzt sind die Kategorien und Gruppierungen optimiert, inaktive Datensätze werden als "abgeschlossen" oder "inaktiv" markiert, und das "Erinnerungssystem" wurde aktualisiert. Wir mussten die meisten Datensätze überprüfen, um leere Felder auszufüllen, sie zu aktualisieren und Erinnerungen hinzuzufügen, was wir vorher nicht konnten. Trotzdem betrachte ich die Überarbeitung der Datenbank nicht als Ergebnis des Systemwechsels, sondern als eine Aufgabe, die mich dazu zwang, etwas zu tun, das ich schon längst hätte erledigen sollen. Altova steht Ihnen bei der Umstellung gerne zur Seite. Wir arbeiten mit Ihnen zusammen und übernehmen Ihre bestehende Konfiguration kostenlos und übertragen sie in ContractManager. Wir nutzen unsere Tools, um die Daten in Ihrem System zu finden und sie in ContractManager zu importieren. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die mit MapForce und XMLSpy vertraut sind, können Sie die Umstellung selbst durchführen. Wir stehen Ihnen bei Fragen und Problemen zur Verfügung. Wir können Ihr bestehendes System an das neue anpassen. Anschließend können Sie Kategorien hinzufügen und Daten umstellen. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung der Struktur. Der Übergang erfordert wahrscheinlich eine Überprüfung Ihrer Daten und eine allgemeine "Bereinigung", aber der technisch anspruchsvolle Teil wird wahrscheinlich für Sie erledigt. ## Cloud-basierte Vertragsverwaltung Eine weitere wichtige Eigenschaft von ContractManager ist, dass es eine Cloud-basierte Lösung ist. Wenn Sie einen Internetbrowser haben, können Sie jederzeit darauf zugreifen (es sei denn, Sie haben Einstellungen vorgenommen, die dies verhindern). Wenn ich also von zu Hause aus arbeite, sei es am Haupt-Arbeitsplatz-PC, am Laptop auf der Veranda oder an einem privaten oder gemeinsam genutzten PC im Büro, kann ich problemlos auf meine Daten zugreifen. Ich kann sogar in ContractManager einloggen und von einem Telefon oder Tablet aus alle Funktionen nutzen, wenn ich beispielsweise in der Bahn unterwegs bin oder an einem Kundengespräch teilnehme. ![Verwalten Sie Verträge mit der mobilen App "ContractManager"](/blog/images/ContractManager-mobile.png) Altova ContractManager ist eine hervorragende Plattform, die Ihnen das Leben erleichtern wird. Sie können sie ganz nach Ihren Wünschen konfigurieren. Sie ist überall zugänglich. Und für den Preis ist sie unschlagbar. Es ist einfach, ContractManager auszuprobieren, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie es funktioniert. Erstellen Sie einfach ein Konto in der [Altova Cloud](https://altova.cloud/) und starten Sie eine kostenlose 30-tägige Testphase. Sie müssen keine Kreditkartendaten eingeben, unsere Vertriebsmitarbeiter werden Sie nicht kontaktieren, und es dauert nur etwa eine Minute, um loszulegen. ![Cloud-basierte Vertragsverwaltungs-App](/blog/images/cloud-contract-management.png) * * *