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Maryland Association of Certified Public Accountants transformiert interne Buchhaltungsdaten mit Hilfe mehrerer MissionKit-Tools in XBRL-Daten und stellt diese anschließend zu Berichtszwecken, zur Analyse und zur Veröffentlichung in mehreren Formate zur Verfügung – die gesamte Projektabwicklung erfolgte intern.

Übersicht

Mit mehr als 10.000 Mitgliedern ist die Maryland Association of Certified Public Accountants (MACPA) eine Autorität im Bereich Buchhaltung und Rechnungsprüfung. Auch die Verordnung der amerikanischen SEC (Securities and Exchange Commission) zur Einreichung von Finanzdaten im XBRL-Format fällt in dieses Fachgebiet.

Tom Hood, der CEO und geschäftsführende Direktor der MACPA, erkannte bereits früh, welch wichtige Rolle XBRL in der Kostenreduzierung und der Rationalisierung in großen öffentlichen Unternehmen spielt und machte sich Gedanken darüber, ob sich die Vorteile von XBRL auch in kleineren nicht gewinnorientierten Organisationen wie der MACPA nutzen ließen.

Hood und Skip Falatko, der Finanzvorstand von MACPA, riefen ein Projekt ins Leben, mit dem sie einerseits ihre XBRL-Kenntnisse vertiefen und Berührungsängste abbauen und gleichzeitig die Finanzdaten von MACPA ins XBRL-Format konvertieren wollten, um eine höhere Effizienz und größere Transparenz zu erzielen. Letztendlich hofften sie, den Mitgliedern der Organisation und anderen Non-Profit-Organisationen mit einem erfolgreichen Projekt die Vorteile der Anwendung von XBRL präsentieren und schmackhaft machen zu können.

Der MACPA standen zu diesem Zweck weit verbreitete XBRL-Software-Tools wie unter anderem der Altova MissionKit zur Verfügung. Mit Hilfe eines College-Studenten, der als Praktikant bei der MACPA arbeitete, gelang es ihnen ihre internen Buchhaltungsdaten erfolgreich in XBRL-Daten zu konvertieren. Durch das Projekt konnte die MACPA ihre Finanzdaten effizienter nutzen und auswerten - durch die Konvertierung der Daten ins XBRL-Format war der Verband in der Lage die ehemals mühsame Sammlung und Transformation der Daten zu automatisieren und seine Finanzdaten besser analysieren zu können.

Aufgabenstellung

Per Verordnung der SEC müssen öffentliche börsennotierte Unternehmen mit Aktienwerten über 5 Milliarden US Dollar ihre Finanzdaten seit dem 15. Juni 2009 im interaktiven XBRL-Format offenlegen. Ab dem 15. Juni 2011 gilt diese Verordnung auch für beinahe alle anderen öffentlichen Unternehmen. Laut SEC wurde diese Verordnung eingeführt, "nicht nur, um Investoren die Analyse von Finanzdaten zu erleichtern, sondern auch um die Automatisierung der Einreichung von Finanzunterlagen an die Behörden und die Verarbeitung von Geschäftsdaten zu fördern. Durch interaktive Daten lassen sich die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Bedienfreundlichkeit bei der Offenlegung von Finanzdaten potenziell steigern und Kosten reduzieren."

Trotz dieses Potenzials scheuen viele Unternehmen die Zeit und Kosten, die für die Konvertierung aller ihrer Finanzdaten ins XBRL-Format aufgewendet werden müssten, ein Prozess, der noch komplizierter werden kann, wenn die Finanzdaten in mehreren Systemen gespeichert sind. Noch stärker machen sich diese Bedenken bei Non-Profil-Organisationen wie der MACPA und anderen Unternehmen im Privatbesitz bemerkbar, die zu einer Konvertierung ihrer Finanzdaten in XBRL nicht verpflichtet sind und die bezweifeln, dass sich eine solche Konvertierung für sie bezahlt machen würde.

Hood und Falatko wollten mit ihrem Projekt den Beweis dafür liefern, dass diese Bedenken sich mit den richtigen Tools mühelos aus dem Weg räumen ließen und dass die aus der Transformation der Daten ins XBRL-Format resultierenden Effizienz- und Transparenzgewinne die Mühe mehr als wert waren.

Lösung

Abbildung 1: XBRL Mapping – die Grundlage für ein robustes und effizientes System zur Erstellung von Finanzberichten

Mappen vorhandener Finanzdaten auf die XBRL Global Ledger-Taxonomie

Als erstes mussten die Finanzdaten der MACPA vom Buchhaltungssystem Microsoft Dynamics auf die XBRL Global Ledger-Taxonomie gemappt werden.

Die XBRL GL-Taxonomie bietet eine Möglichkeit, Transaktionsdaten aus der Hauptbuchhaltung (darunter Konten und Journalbuchungen) sowie Forderungen und Verbindlichkeiten, Buchbestände und andere Vermögenswerte / Nicht-Finanzdaten in ein Format zu übersetzen, das sich zu Berichtszwecken nutzen lässt. Die Global Ledger-Taxonomie war darauf ausgelegt, die Übertragbarkeit und Erweiterbarkeit von Finanzdaten zu erhöhen, ein Ziel, dem man sich auch in diesem Projekt verschrieben hatte.

Tom Hood, der CEO und geschäftsführende Direktor der MACPA, beauftragte seinen Sohn Tom IV, einen Studenten an der Perdue School of Business an der Salisbury University in Maryland, mit dieser Aufgabe. Tom IV übernahm das Mapping als Sommerprojekt, bevor er in Salisbury sein Senior Year begann.

Mit Hilfe von Altova MapForce, einem grafischen Datenmapping-Tool mit Funktionen zur automatisieren Generierung von Code mappte Hood IV die Finanzdaten aus dem Microsoft Dynamics-Buchhaltungssystem auf die XBRL Global Ledger-Taxonomie.

Abbildung 2: Hood IV arbeitet an der Erstellung benutzerdefinierter Funktionen zur Vereinfachung wiederholter Transformationen.

Das Mapping der Daten von der Datenquelle auf die Zielkomponente erfolgt in MapForce durch einfaches Ziehen von Verbindungslinien zwischen den Feldern in der Datenquelle (hier Microsoft Dynamics) und denen der Zielkomponente (der XBRL Global Ledger-Taxonomie). MapForce transformiert die Daten sofort und generiert mit Hilfe eines Menübefehls Code in Java, C# oder C++ (sowie XSLT 1.0, XSLT 2.0 und XQuery).

Auf dem MapForce-Register "Ausgabe" kann das Mapping während der Erstellung und zu Testzwecken angezeigt werden. Nach Fertigstellung des Mappings generierte Hood IV mit Hilfe von Java-Code das XBRL GL-Instanzdokument mit den MACPA-Finanzdaten.

Mit Hilfe des generierten Instanzdokuments konnte das KPI (Financial Key Performance Indicator)-System befüllt werden. Dadurch, dass die Erstellung der KPI-Dokumentation nun viel weniger Zeit und Aufwand erfordert, kann das System nun in kürzeren Intervallen ausgeführt werden. (Nähere Informationen dazu finden Sie unter "Nutzung der XBRL-MACPA-Daten zur Generierung von Berichten und Analysen".)

Erweiterung der GAAP-Taxonomie

Im Besitz des XBRL-Instanzdokuments konnte Hood IV sich nun dem Mappen der MACPA-Finanzdaten auf die US-GAAP (Generally Accepted Accounting Principles)-Taxonomie widmen.

Bei GAAP handelt es sich um eine Gruppe umfassender Standards, die die Erstellung von Berichten zu Transaktionen und Bilanzabschlüssen regeln. Zwar gibt es noch andere anerkannte Standards (z.B. International Financial Reporting Systems), doch ist GAAP derzeit in den USA der am häufigsten verwendete Standard für diese Zwecke.

Zwar wurde die GAAP-Taxonomie so konzipiert, dass damit der Großteil aller Buchungseinträge abgedeckt ist, doch wird sie oft durch branchen- oder organisationsspezifische Buchungen erweitert. Die MACPA als Non-Profit-Organisation hat - wenig überraschend - eine Reihe von Buchungen, die zur Standard-GAAP-Taxonomie hinzugefügt werden müssen.

Hood IV verwendete zur Erweiterung der US-GAAP-Taxonomie durch die MACPA-spezifischen Einträge Altova XMLSpy, einen XML Editor und Entwicklungsumgebung mit nativer Unterstützung für XBRL. Eine Schlüsselrolle in diesem Teil des Projekts spielten die XBRL-Validierungs- und - Bearbeitungsfunktionen von XMLSpy.

In XMLSpy kann der Benutzer bei der Erstellung oder Erweiterung eines Taxonomieschemas sowohl eine Basistaxonomie (d.h. US-GAAP, IFRS) als auch eine branchenspezifische Eintrittspunkttaxonomie (z.B. Banken, Versicherungswesen, Immobilien) auswählen, Eintrittspunkttaxonomien (d.h. Dokument- und Unternehmensinformationen, Investitionsplan) und andere Nicht-GAAP-Eintrittspunkttaxonomien wie Bilanz, Dokumentinformationen, Managementbericht und SEC-Zertifizierung anzeigen.

Da es keine eigene US-GAAP-Taxonomie für Non-Profit-Organisationen gibt, entschied sich Hood IV dazu, die Eintrittspunkttaxonomie "Commercial and Industrial Industry" zu erweitern, da diese die meisten Parallelen zu den Berichtsstandards von Non-Profit-Organisationen aufweist.

Um die Taxonomie zu erweitern, mussten spezielle Posten für professionelle Non-Profit-Organisationen hinzugefügt werden. In einem Fall mussten Einkünfte im Zusammenhang mit zwei Geschäftsbereichen der MACPA berücksichtigt werden. Das Hauptbuch des Verbands enthält Forderungen und passive Rechnungsabgrenzungsposten für zwei Einkunftsquellen, die in der Standard US-GAAP-Taxonomie nicht behandelt werden. Dabei handelt es sich um Mitgliedsgebühren und vom Verband angebotene Kurse. Anstatt vier separate Einträge anzulegen, erstellte Hood IV jedoch unter der Achse "Products and Services" die Domänen "Dues" (Gebühren) und "Courses" (Kurse). Zu jeder dieser Domänen fügte er die Label Links "Income and Expenses Related to Dues/Courses" hinzu, sodass die Einträge auch für das menschliche Auge klar identifizierbar waren.

Auf diese Art konnten diese einzelnen Einkommensquellen als separate Dienstleistungsbereiche angezeigt werden, denen Einkünfte, Ausgaben usw. zugewiesen werden konnten. Die Taxonomie wird dadurch auch flexibler - wenn z.B. zusätzliche Ausgaben im Zusammenhang mit Gebühren dazukommen sollten, könnten sie diesem Geschäftsbereich zugeordnet werden.

Abbildung 3: Erweiterung der US-GAAP-Taxonomie in XMLSpy

Ein weiteres Problem, das Hood IV in XMLSpy löste, war der Austausch von SEC-spezifischen Referenzen in den einzelnen Elementen gegen Referenzen, die den Buchhaltungsprinzipien von Non-Profit-Organisationen entsprachen.

Mappen der GL-Taxonomie auf die erweiterte GAAP-Taxonomie

Nach Erweiterung der GAAP-Taxonomie um MACPA-spezifische Einträge konnte Hood IV nun die Global Ledger-Taxonomie mit Hilfe von MapForce auf die erweiterte GAAP-Taxonomie mappen.

Wie auch beim Mappen der MACPA-Finanzdaten auf die XBRL Global Ledger-Taxonomie verwendete Hood IV mit Hilfe der Datenkonvertierungsfunktionen von MapForce dieselben Elemente für unterschiedliche Informationszwecke.

So erstellte er z.B. anhand einer einzigen Bankkontonummer aus dem XBRL-Instanzdokument zwei Identifikationsnummern für die Taxonomie. In diesem Fall wird die Bankkontonummer mit Bindestrich auf das Element "accountMainID" in der Taxonomie gemappt, während die Bankkontonummer, aus der alle Trennzeichen entfernt wurden, an die Taxonomie übergeben wird und als Parameter zum Gruppieren von Daten verwendet wird.

Außerdem erstellte Hood IV auf Basis von Berechnungen an vorhandenen Quelldaten direkt in MapForce neue Elemente in der erweiterten Taxonomie. Er fügte mit dem MapForce-Befehl "Duplikat einfügen" den Eintrag "ending balances" (Schlusssalden) als weiteres entryHeader-Tupel, das bereits die Einträge "beginning balances" (Anfangssalden) und "period balances" (Abrechnungsperiodensalden) enthielt, hinzu. Anschließend schrieb er eine SQL-Anweisung, die die Daten nach Kontonummer gruppierte und die Anfangs- und Schlusssalden zum Ergebnis "ending balances" summierte.

Abbildung 4: Hinzufügen eines neuen Elements zum Global Ledger-Mapping mittels MapForce – über ein zusätzliches entryHeader-Element unter accountingEntries kommt "ending balances" zu "beginning balances" und "period balances" hinzu.

Nachdem alle Elemente in der Global Ledger-Taxonomie auf die erweiterte GAAP-Taxonomie gemappt worden waren, konnte Hood IV sofort Code generieren - MapFoce generiert mit einem Menübefehl automatisch lizenzgebührenfreien Java-, C#- und C++-Code. Anschließend kompilierte er den Java-Code über die Befehlszeile und erstellte Batch-Dateien zur Generierung von XBRL-Dateien.

Nutzung der XBRL-MACPA-Daten zur Generierung von Berichten und Analysen

Die mit MapForce generierten XBRL-Dateien können als Grundlage für eine Reihe von Berichtsfunktionen dienen. So plante etwa MACPA CEO Tom Hood die geprüften Bilanzen des Verbandes mittels XBRL auf der MACPA-Website zu veröffentlichen. Auf diese Art fiele der kostenintensive Datenabgleich weg, gleichzeitig würde sich das Fehlerrisiko bei gleichzeitig größerer Transparenz und aktuelleren Daten verringern.

Skip Falatko, der Finanzvorstand der MACPA, hegt Pläne die bisher mühsame Steuererklärung durch Mappen der Finanzdaten des Verbandes auf die 990-Steuererklärung zu automatisieren. Mit beinahe 1,5 Millionen steuerbefreiten Organisationen in den USA, die Hunderttausende von 990-Formularen pro Jahr einreichen, würde sich der Einsatz von XBRL-Daten allein für diesen Zweck bereits bezahlt machen.

Aber nicht nur Steuererklärungen lassen sich mittels XBRL leichter durchführen, XBRL hat auch das Potenzial, dass Daten im Non-Profit-Sektor transparenter werden und besser überprüft und verglichen werden können. Wenn Sie z.B. das 990-Formulare einer Organisation ansehen möchten, können Sie dieses auf einer Website wie z.B. guidestar.org in Form eines PDF-Dokuments abrufen. Hood und Falatko können sich eine Zukunft vorstellen, in der Sie die XBRL-Daten einer oder sogar mehrerer Organisationen abrufen und Fundraising-Kosten, Programmaufwand, Nettovermögen usw. schnell und einfach miteinander vergleichen können.

Sobald mehr Verbände XBRL verwenden, wird man außerdem auch finanzwirtschaftliche Kennzahlen, Statistiken und Analysen zwischen verschiedenen Organisationen austauschen können und dadurch brancheninterne Analysen durchführen und Best Practice-Konzepte erstellen können.

Durch die XBRL-Daten des Verbandes lassen sich nicht nur die Steuererklärung und andere öffentliche Berichte einfacher, exakter und transparenter durchführen, die XBRL-Daten liefern außerdem eine solide Basis für fundierte Entscheidungen auch innerhalb des Verbands.

Mit Hilfe der XBRL-Instanzdateien, die durch das Microsoft Dynamics-XBRL Global-Taxonomie-Mapping generiert wurden, wird das KPI-Finanzberichtssystem, Financial Scoreboard™, der MACPA befüllt. Dieses Finanzberichtssystem ist ein vom Performance Management Institute und anderen Finanzprofis entwickeltes Tool, das Geschäftsberichte in Form von leicht zu verarbeitenden Vorlagen darstellt.

Konzipiert um Organisationen beim Visualisieren Ihrer Finanzdaten zur Verbesserung ihrer Performance zu unterstützen handelt es sich bei Financial Scoreboard um eine Reihe von Excel-Arbeitsblättern, in die der Endbenutzer Daten aus dem Hauptbuch, Gewinne, Verluste und andere Bilanzen einträgt. Das Generieren der erforderlichen Informationen ist allerdings ein einigermaßen arbeitsintensiver manueller Prozess, da die Informationen aus verschiedenen Quellen stammen. Aus diesem Grund wird die Financial Scoreboard-Analyse bei MACPA vierteljährlich, jedoch im Allgemeinen erst lange nach Erstellung der Quartalsabrechnung durchgeführt.

Wie auch bei der GAAP-Erweiterungstaxonomie mappte Hood IV das Global Ledger-Instanzdokument mit Hilfe von MapForce auf die früher manuell ausgefüllten Excel-Arbeitsblätter. Anschließend kompilierte er den mit MapForce generierten Java-Code über eine Befehlszeile und erstellte Batch-Dateien, die bei Ausführung Excel-Dateien für Financial Scoreboard generieren.

Durch die Automatisierung der Befüllung der Excel-Blätter für Financial Soreboard ist MACPA nun in der Lage, Scoreboard-Analysen in häufigeren Intervallen und nicht nur vierteljährlich wie bisher durchzuführen. Mit dem von Hood IV in MapForce erstellten XBR GL-auf-Excel-Mapping kann die MACPA nun regelmäßige monatliche Berichte zu ihren Finanzdaten erstellen.

Für die Zukunft plant die MACPA, ihre Arbeit an KPI-Systemen durch Verknüpfen anderer Systeme (z.B. das AMS (Association Management System) und das Sales Force Automation-System) zu erweitern, um auch andere Daten einbinden und darstellen zu können.

Ergebnis

Das MACPA-Projekt ist nicht nur aufgrund seiner effizienzsteigernden Wirkung, der verbesserten Entscheidungsfindung und der Kostenersparnisse, die der Verband dadurch erzielt, von großer Bedeutung. Das MACPA-Projekt liefert nicht nur einen weiteren Beweis für die Sinnhaftigkeit der Verwendung von XBRL als Universalsprache bei der Erstellung von Finanz- und Geschäftsberichten und dem Austausch von Finanzdaten, sondern ein dringend benötigtes Vorbildprojekt für Non-Profit-Organisationen, die die XBRL Global Ledger-Taxonomie nutzen möchten - denn bisher gab es kaum Beispiele für die Verwendung der GL-Taxonomie durch derartige Organisationen.

Das Projekt erweist sich auch für die internationale Geschäftswelt als profitabel. George Summers und Kathie Wright, Professoren an der Salisbury University in Maryland, waren fasziniert von den Möglichkeiten die XBRL bot und hatten sich in die XBRL Global Ledger-Taxonomie vertieft. Unter ihrer Leitung entwickeln sechs Studenten der Perdue School of Business Mappings der XBRL Global-Taxonomie für den Convergence Assistent, eine Applikation, die Geschäftsberichte in verschiedene internationale Bilanzierungsstandards übersetzt. So diente das MACPA-Projekt nicht nur als Modellprojekt, sondern wurde vom Perdue-XBRL-Team weiter eingesetzt - d.h. Tom Hood IV konnte das Mapping-Projekt in Form einer unabhängigen Studie für sein College weiter nutzen.

Für Tom Hood IV bedeutet dies aber nicht das Ende seiner XBRL-Aktivitäten. Er hat mit der Arbeit an einer Finanzdatenanwendung für die MACPA begonnen, in der alle Funktionen im Zusammenhang mit der Kompilierung, Analyse und der Erstellung von Berichten zu XBRL-Daten vereint sind. Dazu gehören die Generierung von XBRL-Instanzdokumenten, die Erstellung von Excel-Dateien, die automatische Befüllung des Financial Scoreboard und andere Aktivitäten - alles über ein und dieselbe Benutzeroberfläche.

Fazit

Die Zukunft von XBRL ist durch die SEC-Verordnung zur Einreichung von Finanzdaten im XBRL-Format gesichert. Der wahre Wert von XBRL für viele Unternehmen - auch für solche, die nicht zur Verwendung von XBRL verpflichtet sind - liegt in der Möglichkeit fundierte Entscheidungen zu treffen und Finanzdaten einem breiteren Kreis von Beteiligten zugänglich zu machen.

Durch die Verwendung von Altova-Tools zur Entwicklung eines umfassenden Systems, das XBRL-Daten für verschiedene Berichte - sowohl interne als auch externe - nutzt, liefert die MACPA ein Modell für die Nutzung von XBRL in öffentlichen und privaten Unternehmen jeder Größe.

Die MACPA konnte schließlich alle ihre Finanzdaten in XBRL konvertieren und diese anschließend sowohl in internen als auch externen Applikationen nutzbringend einsetzen – und zwar effizient, kostengünstig und intern. Oder wie es Tom Hood ausdrückt: "Wenn wir XBRL als staatliche Non-Profit-Organisation mit Hilfe eines College-Praktikanten implementieren können, dann können Sie das auch - die firmeninterne Implementierung von XBRL mit den richtigen Tools ist nicht schwer."

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