LösungenFallstudienOffice Furniture Dealers Alliance

Office Furniture Dealers Alliance federführend in der Erstellung eines neuen Standards.

Übersicht

Immer wieder zeigt sich, dass Technologiestandards dem Einzelbenutzer zu Gute kommen. Durch Verwendung von branchenspezifischen Standards können Unternehmen effizienter und profitabler arbeiten und letztendlich auch ihre Kunden besser zufrieden stellen. Die amerikanische OFDA (Office Furniture Dealers Alliance = Verband der Büromöbelhändler), die 1.200 Büromöbelhändler, -hersteller und Firmen im Dienstleistungssektor zu ihren Mitgliedern zählt, ist in den USA der führende Verband zur Förderung von Business-Lösungen und Standards im Sektor Büromöbel, einem Geschäftssegment, dessen Umsatz im Jahr 2004 alleine in den USA über 10 Milliarden USD betrug.

Das Angebot eines Büromöbelhändlers umfasst in der Regel Produkte von mehr als 200 Herstellern, u.a. von großen amerikanischen Firmen wie Miller, Inc., HON und Steelcase sowie anderen kleineren spezialisierten Herstellern. Umgekehrt verfügt jeder Hersteller über ein breitgespanntes Vertriebsnetz. Es liegt auf der Hand, dass beide Seiten von einem standardisierten Kommunikationssystem für Geschäftstransaktionen nur profitieren können.

Bislang wurde in der Büromöbelbranche spezielle Software für die Kommunikation zwischen Büromöbelhändlern und Großkunden verwendet. Die von verschiedenen Entwicklern erstellten Applikationen zur Buchhaltung, Verkaufsflächenplanung und Veröffentlichung von Händlerkatalogen boten alle auch Funktionen zur Kommunikation mit mehreren Büromöbelherstellern.

"Dank der Eingabehilfen, des Validierungsprozessors und des XPath Evaluators erwies sich XMLSpy schnell als das beste Tool für die Erstellung und Aktualisierung eines XML-Schemas,"

erzählt Kevin VanRiper, Vertreter der Firma Herman Miller, Inc. im technischen Ausschuss.

Aufgabenstellung

Seit über 25 Jahren wurden zur Kommunikation zwischen Büromöbelhändlern und Herstellern EDI-basierte Systeme eingesetzt, doch hatte diese Methode einige Nachteile:

• Von jedem Hersteller wurde EDI seinen Bedürfnissen entsprechend in einem proprietären Format implementiert
• EDI-Systeme müssen vor ihrem Einsatz in langwierigen und mühsame Testzyklen überprüft werden
• EDI-Systeme sind teuer - zum Teil zu teuer für kleinere Unternehmen

Selbst nach Jahren der Entwicklung und Implementierung wurden bei den größten Herstellern in der Regel nicht mehr als 75 % der Aufträge über EDI-basierte automatisierte Business-Systeme der einzelnen Händler abgewickelt.

Eines der Probleme bei EDI war, dass jeder Hersteller für seine EDI-Implementierung auch eine SIF (Standard Interchange Format)-Datei verwendete. Leider wurden diese "standardisierten" SIF-Dateien im Laufe der Zeit immer uneinheitlicher. Bei Einführung neuer Produkte nahm jeder Hersteller Änderungen an dieser Datei vor, was dazu führte, dass benutzerdefinierte SIF-Dateien entstanden, in denen herstellerspezifische Transaktionsanforderungen definiert waren.

1999 begannen sich einige führende Unternehmen der OFDA für die Möglichkeiten XML-basierter Kommunikation über das Internet zu interessieren. Zwar handelte es sich bei XML um eine neue Technologie, die in der Branche noch nicht eingesetzt wurde, doch war die erwartete Kostenreduzierung aufgrund der Eliminierung teurer EDI VAN (Value Added Network) Telecom-Systeme ein großer Anreiz für die Einführung. Tatsächlich waren die potentiellen Einsparungen dermaßen enorm, dass mehrere Hersteller erwogen, ihr eigenes XML-Schema zur Definition der Transaktionsanforderungen zu definieren. Die Alternative dazu, nämlich die Implementierung von EDI über Internet, wäre eine gewaltige Aufgabe gewesen.

Nachdem das Thema unter den OFDA-Mitgliedern diskutiert worden war, wurde ein Technologie-Ausschuss gegründet, bestehend aus 15 Vertretern der größeren Hersteller wir z.B. Hermann Miller, Inc. und Software-Entwicklern (u.a. Data One, Inc. und Team Systems). Moderiert wurde der Ausschuss von der OFDA. Ziel dieses Ausschusses war die Entwicklung eines XML-basierten Kommunikationsstandards, der anstelle von EDI für brancheninterne Transaktionen verwendet werden sollte.

Der Aeron-Stuhl von Herman Miller, Inc.

Der Technologie-Ausschuss musste sich gleich zu Beginn mit verschiedenen Problemen befassen:

• Die meisten führenden Unternehmen dieser Branche waren mit XMl nicht vertraut
• XML ist zwar eine textbasierte Markup-Sprache und wird oft in Verbindung mit HTML verwendet, doch verfügten die Text- und Web-Editoren nicht über die nötigen Kenntnisse, um ein komplexes Schema zu erstellen und auf aktuellem Stand zu halten
• Viele Mitarbeiter der einzelnen Unternehmen, die nicht im technischen Bereich arbeiten, müssen in XML eingeschult werden und regelmäßig über die Arbeit des Ausschusses informiert werden
• Die von verschiedenen Mitgliedern des Verbands einzeln erstellten Schemas waren hochspezialisiert und eigneten sich nicht dazu, auf die gesamte Branche ausgeweitet zu werden

Lösung

Der Ausschuss setzte sich das Ziel, ein umfassendes XML-Schema zur Definition einer Bestellung von einem Bürmöbelohändler an einen Hersteller zu entwickeln. Die Mitglieder des Ausschusses waren der Meinung, man könne die vielen verschiedenen herstellerspezifischen EDI-Bestellformate durch ein einziges erweiterbares Schema ersetzen. Sollte sich ein einheitliches Bestellschema erstellen lassen, wäre dies ein Beweis für die Machbarkeit des Konzepts und würde die Verwendung von XML als Transaktionsstandard in der Branche fördern.

Altova XMLSpy avancierte rasch zum beliebtesten Entwicklertool bei der Arbeit des Ausschusses. "Ohne die graphische Schema-Ansicht von XMLSpy wäre ich verloren gewesen," meint Diana Gentry, Software-Entwicklerin bei Team Systems und Mitglied des Ausschusses. "Ich verfügte zwar über langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Software für die Büromöbelbranche, doch hatte ich vor diesem Projekt noch nie mit XML gearbeitet. Mit XMLSpy hatte ich die Technologie bald im Griff."

"Dank der Eingabehilfen, des Validierungsprozessors und des XPath Evaluators erwies sich XMLSpy schnell als das beste Tool für die Erstellung und Aktualisierung eines XML-Schemas," erzählt Kevin VanRiper, Vertreter der Firma Herman Miller, Inc. im technischen Ausschuss.

Weiters erklärten die Schema-Entwickler, dass zur Überprüfung der XPath-Ausdrücke, mit denen auf Basis des gerade entwickelten Schemas Transaktionsdaten extrahiert wurden, der XPath Evaluator von XMLSpy verwendet wurde. So unterscheidet sich z.B. der XPath-Ausdruck, mit dem das Element "Description" im ComplexType-Element "CustomOption" abgerufen wird, grundlegend von dem XPath-Ausdruck, mit dem eine Beschreibung (Description) abgerufen wird, die Teil des Elements "InventoryLocation" ist.

Der Ausschuss präsentierte seine Ergebnisse regelmäßig im Rahmen von Verbandskonferenzen, um seine Arbeit zu erläutern, Anregungen und Unterstützung zu erhalten. Oft ging es bei diesen Meetings heiß her, wenn konkurrierende Hersteller, Software-Entwickler und Büromöbelhändler zusammenkamen, um die Arbeitsergebnisse zu besprechen, den Zweck einzelner Schemaelemente zu überprüfen und neue Features anzufordern. Das neue XML-Schema würde nicht akzeptiert werden, wenn es für einzelne Hersteller oder Software-Entwickler einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen bedeutete.

Auch hier erwies sich die graphische Schema-Ansicht von XMLSpy als unentbehrlich. "Oft sprang man von einer PowerPoint-Präsentation direkt in XMLSpy, um das Schema in der graphischen Ansicht zu öffnen," erzählt Mark Duros, Leiter von Forschung und Technologie bei der OFDA. "Mit Hilfe der graphischen Ansicht ließen sich Zweck und Funktion der einzelnen Elemente und deren Beziehung zu anderen Elementen im Schema auch für Laien einfach darstellen. Unsere Aufgeschlossenheit für die neue XML-Technologie spielte ein wichtige Rolle bei der Gewinnung der Unterstützung vieler hochrangiger Mitarbeiter bei unseren Mitgliedsunternehmen."

Gemäß seiner Strategie der offenen Kommunikation erstellte der technische Ausschuss auf Basis der Empfehlungen von XML-Autoritäten wie dem W3C und OASIS und unter Einbringung von Erfahrungen aus anderen vertikalen Geschäftssektoren ein OFDAxml Best Practices-Dokument. Das Best Practices-Dokument steht auf der OFDA-Website zur Verfügung und soll ständig aktualisiert werden, wobei Namenskonventionen definiert werden, Regeln für die Erstellung von Elementen und Attributen, Erweiterungen und Richtlinien für die Versionierung von Schemas.

Der technische Ausschuss gab dem Best Practices-Dokument den Status eines Entwicklungs-Manifests zur Förderung der Einheitlichkeit im Schema und zur Sicherstellung der branchenübergreifenden Interoperabilität.

Ein complexType im OFDAxml-Bestell-Schema. Beachten Sie die Annotationen zu den einzelnen Elementen, die auch das Datum der Änderung enthalten. Mit Hilfe des Elements "UserDefinedType" können jederzeit neue Features implementiert werden. Das neue Feature kann dem technischen Ausschuss später vorgelegt werden, um in eine neue Version des OFDAxml-Schemas integriert zu werden.

Ergebnis

Im Juni 2002 veröffentlichte der Ausschuss die erste Version seines OFDAxml-Bestellschemas auf der OFDA-Website. Feedback und Anregungen wurden in der Folge in das Schema integriert, sodass am 1. November 2005 Version 3.0 des OFDAxml-Bestellschemas veröffentlicht wurde. In dieses Schema wurden neue Features und Funktionen wie z.B. Kostenvoranschlag, Rechnung, Inventar, Mahnungen/Gutschriften, und Konto-Transaktionen integriert.

Das OFDAxml-Format wird bereits in Applikationspaketen von DataOne, Team-Design und anderen Software-Entwicklern der Branche als Standard für die Kommunikation zwischen Büromöbelhändlern und Herstellern verwendet.

Schrittweise Einführung der neuen Technologie

Da die OFDA keine Durchsetzungsbefugnisse hat, hängt die Einführung des OFDAxml-Standards von freiwilligen Änderungen der Beteiligten ab. Wie bei den meisten neuen Technologien gab es Vorreiter, eine vorsichtige Mehrheit und ein paar Nachzügler.

Händler müssen eine neue Bürosoftware installieren oder bestehende Versionen aufrüsten, um OFDAxml-Funktionen verwenden zu können. Büromöbelhersteller müssen interne Systeme adaptieren, um auch OFDAxml-basierte Nachrichten empfangen zu können. Bei einigen Herstellern wird der OFDAxml-Standard erst dann eingeführt werden, wenn aktuelle ERP-Systeme, für die hohe IT-Investitionen getätigt worden waren, nach Ablauf ihrer Lebensdauer aus dem Verkehr gezogen werden.

Gemäß einem der Best Practice-Grundsätze des technischen Ausschusses muss jede neue Version des OFDAxml-Schemas rückwärtskompatibel mit früheren Versionen sein. Auf diese Art sind Endbenutzer in der Branche nicht an eine zeitgebundene Einführung des neuen Schemas gebunden und Software-Entwickler haben bei ihren Zeitplänen freie Hand. Aufgrund des hohen Kompatibilitätsgrads zwischen verschiedenen Schemaversionen ist es für große Hersteller kein Problem, XML-basierte Transaktionen von vielen verschiedenen Kunden, die unterschiedliche Versionen verwenden, zu verarbeiten, solange in jeder Transaktion die Versions-ID deklariert ist.

Da die einzelnen Unternehmen der Branche den neuen Standard zu unterschiedlichen Zeitpunkten einführen, werden in der Übergangsphase weiterhin für einige Transaktionen EDI- und benutzerdefinierte SIF-Dateien verwendet. Heute kommt es vor, dass ein einzelner Büromöbelhändler zur Kommunikation mit Herman Miller, Inc. OFDAxml verwendet, seine Bestellung an einen anderen Hersteller jedoch unter Verwendung von EDI und einer proprietären SIF-Datei sendet. Auch gibt es die Möglichkeit, dass ein Hersteller, der einen schrittweisen Übergang implementieren möchte, seine Händler bittet, ihre Bestellungen per Internt im OFDAxml-Format zu senden, um dadurch die NAM Telecom-Kosten zu sparen, und anschließend die Daten mittels Altova MapForce in das von seinem ERP-System verwendete proprietäre EDI-Format konvertiert.

Verwender des OFDAxml-Standards verbuchen aufgrund einer geringeren Abhängigkeit von EDI-Netzwerken und besserer Bestellqualität Kosteneinsparungen. Software-Anbieter berichten, dass es bei Verwendung von OFDAxml nicht mehr zu den bei EDI oft autretenden Datenverlusten und Sendefehlern kommt.

Bruce Allum, Verkaufsleiter für den Hersteller Data Solutions bei DataOne, lässt sich durch die schleppende Einführung von OFDAxml nicht entmutigen. "Als wir dieses Projekt ins Leben riefen, wollten wir nicht nur einen Ersatz für EDI entwickeln. Dies war nur eines unserer Ziele. Wir befassten uns außerdem mit allen Problemstellungen in dieser Branche und entwickelten Lösungen dafür," so Allum.

"Ergebnis war ein System, das die nächsten acht bis zehn Jahre gut funktionieren sollte. Aufgrund seiner Erweiterbarkeit lässt sich OFDAxml auch an neue Anforderungen problemlos anpassen."

Neben einer verbesserten Effizienz und niedrigeren Kosten, bietet die neue Technologie zusätzliche Möglichkeiten, um die Produktivität in der Branche zu steigern. XSL-Transformationen ermöglichen nun die automatisierte Veröffentlichung von Händerkatalogen. Die dem OFDAxml-Katalogschema entsprechend strukturierten Produktbeschreibungen der Hersteller werden dabei automatisch aus einem Datenspeicher abgerufen.

Bild eines mit Hilfe der Software von DataOne, Inc. von einem Händler vorgeschlagenen Bürosystems

Doch das sind noch nicht alle unerwarteten Vorteile. "Für mich als Software-Entwickler war der größte Nutzen die Möglichkeit, mich mit allen Systembenutzern - nicht nur unseren Kunden - zusammenzusetzen und von Ihnen selbst eine Beschreibung ihrer Tätigkeit und Anforderungen zu hören."

Nähere Informationen über die OFDA, OFDAxml und die oben erwähnten Unternehmen finden Sie unter den folgenden Links:

• OFDAxml Website
• OFDAxml Best Practices
• Herman Miller, Inc.
• DataOne, Inc.
• Team Systems

Nähere Informationen zu Altova XMLSpy® 2008 und MapForce® 2008 und 30-Tage Evaluierungsversion zum Herunterladen.